Cuprins
V-ați simțit vreodată pierdut în întâlniri dezordonate, note confundate și prea multe e-mailuri?
Nu ești singurul. Secretul unei întâlniri mai bune și mai organizate? 🤝
Software-ul potrivit. Bine ați venit în lumea software-ului de gestionare a întâlnirilor – este aici pentru a vă face întâlnirile ușoare, organizate și să merite fiecare minut. 👨💻
Haideți să explorăm cele mai bune alegeri care vă vor transforma haosul întâlnirii în calm. 🔎
5 software-uri eficiente de management al întâlnirilor de echipă de top?
ZohoOne
Zoho One este un instrument excelent pentru organizarea de seminarii web și întâlniri online De la Zoho. Face mult mai mult decât să vă ajute să programați întâlniri; vă permite să conversați prin chat video, să trimiteți mesaje în timp real și să urmăriți sarcinile într-un singur loc ușor.
Ceea ce o face cea mai bună alegere este modul în care vă oferă o mulțime de funcții fără a fi complicat. Vă puteți desfășura cu ușurință, să vă alăturați și să urmăriți cursurile și întâlnirile dvs. web.
În plus, este foarte bun în a vă gestiona oaspeții, a împărtăși lucruri în timpul întâlnirilor și a vă asigura că toată lumea se poate alătura.
De aceea, Zoho One este preferatul companiilor care doresc să-și facă întâlnirile mai bune și mai simple.
📌 #4 Caracteristici unice
📍 Totul într-un singur loc: Zoho One nu este doar pentru întâlniri sau webinarii; este ca o cutie mare de instrumente cu peste 40 de unelte înăuntru.
Puteți face mult mai mult decât să programați întâlniri. Puteți, de asemenea, să gestionați e-mailurile, să gestionați proiecte și să vă urmăriți clienții într-un singur loc.
Acest lucru face totul mai ușor, deoarece nu trebuie să comutați între diferite aplicații.
📍 Automatizați lucrurile: Puteți configura Zoho One să facă lucruri pentru dvs., cum ar fi trimiterea de e-mailuri de mulțumire după o întâlnire sau reamintirea oamenilor când este timpul să se întâlnească.
Puteți modifica aceste setări pentru a face exact ceea ce aveți nevoie, economisind mult timp.
📍 Învață din întâlnirile tale: Zoho One poate analiza îndeaproape modul în care se desfășoară întâlnirile și seminariile dvs. web. Îți spune nu doar câți oameni au apărut, ci și cât de interesați au fost și ce au crezut.
Acest lucru vă ajută să înțelegeți ce funcționează cel mai bine și cum să vă îmbunătățiți și mai bine întâlnirile.
📍 Zia, Ajutorul tău AI: Zoho One vine cu Zia, un asistent AI. Zia vă poate ajuta să alegeți cel mai bun moment pentru întâlnirea dvs., să vă reamintească vouă și altora despre acesta și chiar să rezumați ceea ce s-a discutat.
Zia poate, de asemenea, să vă uite datele și să vă ofere sfaturi pentru a vă îmbunătăți întâlnirile.
🪄 2 puncte de îmbunătățire
📍 Poate fi dificil de folosit: Deoarece Zoho One are atât de multe funcții și instrumente, poate fi puțin confuz pentru cei care sunt noi sau nu cunosc foarte mult tehnologia.
Dacă ar fi mai ușor de înțeles și de început să-l folosească, mai mulți oameni s-ar putea bucura de toate lucrurile interesante pe care le poate face. O modalitate mai simplă de a le arăta oamenilor cum să-l folosească ar fi de mare ajutor.
📍 Lucrul cu alte aplicații: Deși Zoho One face multe, nu se joacă întotdeauna bine cu alte aplicații sau instrumente pe care companiile le-ar putea folosi.
Dacă ar fi mai ușor să conectați Zoho One cu alte aplicații populare, ar fi mai util pentru companiile care folosesc o combinație de instrumente diferite.
Ușurarea lucrului cu alte aplicații ar putea face mulți oameni mai fericiți.
eScribe
eScribe este un software de top, creat pentru sectorul public, pentru a face întâlnirile mai ușor de gestionat, pentru a reduce documentele și pentru a face lucrurile mai clare pentru toată lumea.
Ceea ce face ca eScribe să iasă cu adevărat în evidență este cât de bine înțelege de ce au nevoie organizațiile publice.
Are instrumente speciale pentru realizarea agendelor, redactarea proceselor verbale de întâlnire și ținerea evidenței sarcinilor, toate concepute pentru a respecta regulile și deschiderea necesare pentru întâlnirile publice.
eScribe facilitează, de asemenea, persoanelor din afara organizației să vadă ce se întâmplă în cadrul întâlnirilor, ajutând sectorul public să fie mai deschis și mai responsabil.
Configurația sa ușor de utilizat și capacitatea de a partaja întâlniri live sau ca înregistrări îl fac favorit pentru grupurile publice care doresc să lucreze mai eficient și să se conecteze mai bine cu comunitatea.
# 4 Caracteristici unice
📍 Verificatorul de reguli: eScribe vă ajută să vă asigurați că toate documentele întâlnirilor, cum ar fi ordinea de zi și procesele-verbale, respectă legile și regulile necesare pentru întâlnirile publice.
Acest lucru înseamnă mai puține griji cu privire la greșeala cu chestii legale.
📍 Site pentru toată lumea: Există o parte specială a eScribe care permite oricui din public să vadă ce se întâmplă în întâlniri. Ei pot consulta agendele, pot citi procesele-verbale sau pot urmări întâlnirile în direct.
Acest lucru ajută sectorul public să fie mai deschis și le permite oamenilor să știe ce se întâmplă.
📍 Urmărirea sarcinilor: După o întâlnire, eScribe vă ajută să urmăriți sarcinile asupra cărora au fost decise.
Se asigură că lucrurile se duc la bun sfârșit și îi permite tuturor să cunoască progresul, ceea ce este excelent pentru a rămâne organizat și transparent.
📍 Realizare ușoară a agendei: eScribe are o caracteristică grozavă care vă permite să creați rapid agende de întâlnire folosind șabloane.
Acest lucru economisește timp și se asigură că fiecare agendă de întâlnire arată profesională și acoperă toate punctele necesare.
🪄 2 puncte de îmbunătățire
📍 Utilizare mobilă mai bună: eScribe ar putea îmbunătăți modul în care funcționează pe telefoane și tablete. În zilele noastre, toată lumea își folosește dispozitivele mobile pentru orice, așa că, având o aplicație mai bună, oamenii le-ar face mult mai ușor să-și gestioneze sarcinile întâlnirilor, indiferent unde se află.
Acest lucru l-ar face mai convenabil pentru utilizatorii care sunt mereu în mișcare.
📍 Lucrul cu alte aplicații: eScribe ar putea, de asemenea, să devină mai bun în lucrul cu alte software și instrumente pe care organizațiile le folosesc.
Dacă s-ar putea conecta mai ușor cu alte aplicații care ajută la lucruri precum proiecte, comunicare și organizarea muncii, ar economisi timp și ar face munca tuturor mai ușoară.
Link-uri rapide:
- Cele mai bune 3 alternative de zoom: nu mai mult de 40 de minute
- 5 cele mai bune companii de software CRM care domină
membru
Fellow este un instrument de top pentru gestionarea întâlnirilor, deoarece este vorba de a îmbunătăți munca în echipă și de a vă asigura că toată lumea știe ce trebuie să facă.
Ceea ce îl face pe Fellow să iasă în evidență este modul în care îi permite tuturor să se implice în planificarea întâlnirii, luarea de notițe împreună în timp real și oferirea de feedback.
Aceasta înseamnă că întâlnirile sunt mai mult decât o simplă discuție; sunt despre toți care se apropie și fac lucrurile să se întâmple.
În plus, Fellow funcționează bine cu instrumentele pe care le folosesc deja majoritatea echipelor, cum ar fi calendarele și aplicațiile de mesagerie, așa că este foarte ușor să începeți să utilizați.
Designul său simplu, combinat cu modalități puternice de a stabili obiective și de a urmări progresul, face din Fellow software-ul de preferat pentru echipele care doresc să îmbunătățească modul în care se întâlnesc și lucrează împreună.
📌 4 caracteristici unice
📍 Planificați Împreună: Înainte de o întâlnire, fiecare poate adăuga pe ordinea de zi despre ce vrea să discute. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că toate lucrurile importante sunt acoperite și toată lumea știe la ce să se aștepte.
📍 Luați notițe împreună: În timpul întâlnirii, oamenii pot lua notițe în același loc în același timp. În acest fel, toate punctele principale, deciziile și pașii următori sunt salvate și ușor de văzut pentru toată lumea.
📍 Atribuiți sarcini: În cadrul întâlnirii, puteți decide cine trebuie să facă ce și când. Fellow ține evidența acestor sarcini, astfel încât să nu existe confuzie cu privire la cine face ce și vă ajută să vă asigurați că lucrurile se fac.
📍 Ajutați-vă reciproc să devină mai buni: După întâlniri, oamenii își pot oferi feedback unul altuia despre cum au procedat. Acest lucru este grozav pentru a învăța și pentru a îmbunătăți lucrul împreună.
🪄 2 puncte de îmbunătățire
📍 Instrumente distractive pentru întâlniri: Colegul ar putea adăuga câteva funcții distractive, cum ar fi sondaje rapide, un loc pentru a pune întrebări sau o modalitate de a arunca idei pe care toată lumea le poate vedea și la care poate adăuga în timpul întâlnirii.
Acest lucru ar face întâlnirile mai animate și ar implica mai mulți oameni, mai ales atunci când vă întâlniți online, unde este ușor să vă pierdeți concentrarea.
📍 Opțiuni de personalizare: Utilizatorii și-au exprimat dorința pentru mai multe opțiuni de personalizare în Fellow. Aceasta include mai multă flexibilitate în formatarea notelor de întâlnire, șabloane personalizate pentru diferite tipuri de întâlniri și capacitatea de a personaliza mai profund notificările și mementourile.
Extinderea acestor opțiuni ar permite echipelor să adapteze instrumentul mai îndeaproape la fluxurile de lucru și preferințele lor specifice.
Avoma
Avoma este un instrument inteligent de inteligență artificială care strălucește cu adevărat ca un ajutor pentru întâlniri. Este ca și cum ai avea un super asistent care îți ascultă întâlnirile, notează ceea ce spune toată lumea și chiar alege părțile importante pentru tine.
Ceea ce este interesant la Avoma este modul în care poate înțelege și rezuma întâlnirile tale, arătându-ți principalele puncte și ce trebuie făcut în continuare.
Funcționează bine cu aplicațiile de apel video preferate, ceea ce îl face foarte util pentru întâlniri online.
Avoma este perfect pentru echipele care doresc să-și facă întâlnirile mai productive și să se asigure că nu ratează niciun detaliu important.
📌 #4 Caracteristici unice
📍 Transcriere cu AI: Avoma îți ascultă întâlnirile și notează tot ce s-a spus, ca să nu fii nevoit să iei notițe. Aceasta înseamnă că vă puteți concentra mai mult pe discuție și mai puțin pe scris.
📍 Rezumate rapide: După întâlnire, sistemul inteligent Avoma selectează principalele puncte și acțiunile necesare, oferindu-vă un scurt rezumat.
Acest lucru vă ajută să vă amintiți lucrurile importante fără a fi nevoie să treceți din nou prin toate notele.
📍 Urmărirea sarcinilor: Avoma ține, de asemenea, un ochi pe sarcinile menționate în întâlnire, arătând cine trebuie să facă ce și cum merge. Acest lucru vă asigură că nimic nu va fi uitat.
📍 Perspectivele întâlnirii: Avoma analizează cum decurg întâlnirile tale și îți oferă sfaturi despre cum să le îmbunătățești, cum ar fi să petreci mai puțin timp pe anumite subiecte sau să implici mai mult pe toți.
🪄 2 puncte de îmbunătățiri
📍 Învață ce îți place: Avoma s-ar putea îmbunătăți dacă învăț de la tine. Dacă ai putea să-i spui când face greșeli în note sau să-i arăți cum îți plac rezumatele întâlnirilor tale.
Avoma ar putea începe să le facă așa cum doriți, devenind mai bune în timp.
📍 Faceți întâlnirile mai distractive: Avoma ar putea adăuga funcții care fac întâlnirile mai animate, cum ar fi voturi rapide pentru idei sau permiterea oamenilor să indice lucruri importante pe măsură ce se întâmplă.
Acest lucru ar face întâlnirile mai interesante și ar ajuta Avoma să preia și să evidențieze aceste părți distractive în notele întâlnirii.
💡 Top 5 sfaturi pentru selectarea software-ului ideal de management al întâlnirilor
📍 Evaluați nevoile specifice ale echipei dvs
Începe prin a înțelege provocările și cerințele specifice cu care se confruntă echipa ta în timpul întâlnirilor. Aveți nevoie de o programare mai bună, de minute automatizate sau de instrumente de colaborare mai antrenante?
Identificarea nevoilor dvs. principale vă va ajuta să vă restrângeți opțiunile la software care oferă caracteristicile potrivite.
📍 Căutați capacități de integrare
Alegeți software care se integrează perfect cu celelalte instrumente pe care echipa dvs. le folosește zilnic, cum ar fi e-mailul, calendarele, aplicațiile de management de proiect și platformele de comunicare.
Această integrare minimizează nevoia de a comuta între aplicații, simplificând fluxul de lucru.
📍 Evaluați ușurința în utilizare
Un instrument este la fel de bun ca rata de adoptare în rândul echipei tale. Optați pentru software cu o interfață ușor de utilizat, în care membrii echipei dvs. o pot naviga cu ușurință.
Luați în considerare software-ul care oferă o perioadă de probă, astfel încât să puteți testa gradul de utilizare al acestuia și cât de bine se potrivește cu fluxul de lucru al echipei dvs.
📍 Verificați scalabilitatea
Pe măsură ce echipa sau organizația dvs. crește, nevoile dvs. de management al întâlnirilor vor evolua. Selectați software care se poate scala odată cu creșterea dvs., găzduind mai mulți utilizatori, întâlniri și date fără o scădere semnificativă a performanței sau care necesită o actualizare costisitoare.
📍 Luați în considerare securitatea și conformitatea
Este deosebit de important pentru echipele din industriile reglementate, pentru a se asigura că software-ul respectă reglementările relevante privind protecția datelor și oferă funcții de securitate robuste pentru a vă proteja informațiile întâlnirii și orice date sensibile discutate.
🔥 Concluzie
În 2024, software-ul de gestionare a întâlnirilor a făcut ca organizarea și desfășurarea întâlnirilor să fie foarte ușoară. Folosește tehnologie inteligentă pentru a programa întâlniri, a lua note și a urmări automat sarcinile.
Acest lucru îi ajută pe toți să lucreze mai bine împreună, mai ales când nu sunt în același loc. Software-ul se conectează cu alte instrumente de lucru, făcând totul mai eficient.
Este util în special pentru echipele care lucrează de la distanță, asigurându-vă că toată lumea rămâne sincronizată. Privind în viitor, noile tehnologii precum realitatea virtuală ar putea face întâlnirile și mai interactive.
În general, acest software este de mare ajutor pentru a face întâlniri mai mult despre luarea deciziilor și mai puțin cu privire la necazul de a le planifica.
