Sisällys
Oletko koskaan tuntenut olosi eksykseksi sotkuisiin kokouksiin, sekaisin muistiinpanoihin ja liian moniin sähköposteihin?
Et ole ainoa. Parempien, järjestäytyneempien kokousten salaisuus? 🤝
Oikea ohjelmisto. Tervetuloa kokoushallintaohjelmistojen maailmaan – se tekee kokouksistasi helpoksi, järjesteltyksi ja jokaisen minuutin arvoiseksi. 👨💻
Tutkitaan parhaita valintoja, jotka muuttavat kokouskaaosesi rauhalliseksi. 🔎
5 Parhaiksi arvioitua tehokasta tiimikokousten hallintaohjelmistoa?
ZohoOne
Zoho One on loistava työkalu webinaarien ja online-kokousten järjestämiseen From Zoho. Se tekee paljon enemmän kuin vain auttaa sinua aikatauluttamaan kokouksia; sen avulla voit keskustella videokeskusteluista, lähettää viestejä reaaliajassa ja seurata tehtäviä yhdessä helpossa paikassa.
Se tekee siitä parhaan valinnan, koska se tarjoaa sinulle paljon ominaisuuksia ilman, että se on monimutkaista. Voit helposti suorittaa webinaarejasi ja kokouksiasi, liittyä niihin ja seurata niitä.
Lisäksi se on todella hyvä käsittelemään vieraitasi, jakamaan asioita kokousten aikana ja varmistamaan, että kaikki voivat liittyä.
Siksi Zoho One on suosikki yrityksille, jotka haluavat tehdä kokouksistaan parempia ja yksinkertaisempia.
📌 #4 ainutlaatuisia ominaisuuksia
📍 Kaikki yhdessä paikassa: Zoho One ei ole vain kokouksia tai webinaareja varten; se on kuin iso työkalulaatikko, jossa on yli 40 työkalua.
Voit tehdä paljon muutakin kuin vain suunnitella tapaamisia. Voit myös käsitellä sähköposteja, hallita projekteja ja seurata asiakkaitasi yhdestä paikasta.
Tämä tekee kaikesta helpompaa, koska sinun ei tarvitse vaihtaa eri sovellusten välillä.
📍 Tee asioista automaattisia: Voit määrittää Zoho Onen tekemään asioita puolestasi, kuten lähettämään kiitossähköpostia kokouksen jälkeen tai muistuttamaan ihmisiä, kun on aika tavata.
Voit muuttaa näitä asetuksia tekemään juuri sitä mitä tarvitset, mikä säästää paljon aikaa.
📍 Opi kokouksistasi: Zoho One voi katsoa tarkasti, kuinka kokoukset ja webinaarit sujuvat. Se kertoo paitsi kuinka monta ihmistä saapui paikalle, myös kuinka kiinnostuneita he olivat ja mitä he ajattelivat.
Tämä auttaa sinua ymmärtämään, mikä toimii parhaiten ja miten voit tehdä kokouksistasi entistä parempia.
📍 Zia, tekoälyauttajasi: Zoho Onen mukana tulee tekoälyassistentti Zia. Zia voi auttaa valitsemaan kokouksellesi parhaan ajankohdan, muistuttaa sinua ja muita siitä ja jopa tehdä yhteenvedon siitä, mistä keskusteltiin.
Zia voi myös tarkastella tietojasi ja antaa sinulle vinkkejä kokoustesi parantamiseen.
🪄 2 kehityspistettä
📍 Sen käyttö voi olla hankalaa: Koska Zoho Onessa on niin monia ominaisuuksia ja työkaluja, se voi olla hieman hämmentävää ihmisille, jotka ovat uusia tai eivät ole kovin tekniikkataitoja.
Jos se olisi helpompi ymmärtää ja alkaa käyttää, useammat ihmiset voisivat nauttia kaikista hienoista asioista, joita se voi tehdä. Yksinkertaisempi tapa näyttää ihmisille, kuinka sitä käytetään, olisi suuri apu.
📍 Työskentely muiden sovellusten kanssa: Vaikka Zoho One tekee paljon, se ei aina pelaa hienosti muiden sovellusten tai työkalujen kanssa, joita yritykset saattavat käyttää.
Jos Zoho Onen yhdistäminen muihin suosittuihin sovelluksiin olisi helpompaa, se olisi hyödyllisempää yrityksille, jotka käyttävät erilaisia työkaluja.
Muiden sovellusten käytön helpottaminen voisi tehdä monet ihmiset onnellisempia.
eScribe
eScribe on julkiselle sektorille tehty huippuluokan ohjelmisto, joka helpottaa kokousten hallintaa, vähentää paperityötä ja tekee asioista selkeämpiä kaikille.
Se, mikä tekee eScribestä todella erottuvan, on se, kuinka hyvin se ymmärtää julkisten organisaatioiden tarpeet.
Siinä on erityisiä työkaluja esityslistan laatimiseen, kokouspöytäkirjojen kirjoittamiseen ja tehtävien seurantaan, jotka kaikki on suunniteltu täyttämään julkisten kokousten sääntöjä ja avoimuutta.
eScriben avulla myös organisaation ulkopuoliset näkevät helposti, mitä kokouksissa tapahtuu, mikä auttaa julkista sektoria olemaan avoimempi ja vastuullisempi.
Sen helppokäyttöinen asennus ja mahdollisuus jakaa kokouksia livenä tai tallenteina tekevät siitä suosikin julkisille ryhmille, jotka haluavat työskennellä tehokkaammin ja olla paremmin yhteydessä yhteisöön.
#4 Ainutlaatuisia ominaisuuksia
📍 Sääntöjen tarkistus: eScribe auttaa varmistamaan, että kaikki kokousasiakirjat, kuten esityslistat ja pöytäkirjat, noudattavat julkisissa kokouksissa tarvittavia lakeja ja sääntöjä.
Tämä tarkoittaa vähemmän huolta oikeudellisten asioiden tekemisestä.
📍 Verkkosivusto kaikille: eScribessä on erityinen osa, jonka avulla kuka tahansa yleisö voi nähdä, mitä kokouksissa tapahtuu. He voivat tarkistaa esityslistat, lukea pöytäkirjat tai katsella kokouksia suorana.
Tämä auttaa julkista sektoria olemaan avoimempaa ja tiedottamaan ihmisille, mitä tapahtuu.
📍 Tehtävien seuraaminen: Kokouksen jälkeen eScribe auttaa pitämään silmällä päätettyjä tehtäviä.
Se varmistaa, että asiat valmistuvat, ja ilmoittaa kaikille edistymisestä, mikä on hienoa järjestelyn ja läpinäkyvyyden kannalta.
📍 Helppo esityslistan tekeminen: eScribessä on hieno ominaisuus, jonka avulla voit nopeasti luoda kokousten esityslistoja mallien avulla.
Tämä säästää aikaa ja varmistaa, että jokainen kokouksen esityslista näyttää ammattimaiselta ja kattaa kaikki tarvittavat kohdat.
🪄 2 kehityspistettä
📍 Parempi mobiilikäyttö: eScribe voisi parantaa sen toimintaa puhelimissa ja tableteissa. Nykyään jokainen käyttää mobiililaitteita kaikkeen, joten paremman sovelluksen avulla ihmisten olisi paljon helpompi hoitaa kokoustehtäviään missä tahansa he ovatkin.
Tämä tekisi siitä mukavampaa käyttäjille, jotka ovat jatkuvasti liikkeellä.
📍 Työskentely muiden sovellusten kanssa: eScribe voisi myös parantaa työskentelyä muiden organisaatioiden käyttämien ohjelmistojen ja työkalujen kanssa.
Jos se voisi yhdistää sujuvammin muihin sovelluksiin, jotka auttavat esimerkiksi projekteissa, viestinnässä ja työn organisoinnissa, se säästäisi aikaa ja helpottaisi kaikkien työtä.
Pikalinkit:
- 3 parasta zoomausvaihtoehtoa: Ei enää 40 minuutin estettä
- 5 parasta hallitsevaa CRM-ohjelmistoyritystä
kaveri
Fellow on huippuluokan työkalu kokousten hallintaan, koska siinä on kyse ryhmätyön parantamisesta ja sen varmistamisesta, että kaikki tietävät, mitä heidän on tehtävä.
Fellow erottuu joukosta sillä, että sen avulla kaikki voivat osallistua kokouksen suunnitteluun, tehdä muistiinpanoja yhdessä reaaliajassa ja antaa palautetta.
Tämä tarkoittaa, että kokoukset ovat enemmän kuin pelkkä puhe; niissä on kyse siitä, että kaikki osallistuvat ja saavat asioita tapahtumaan.
Lisäksi Fellow toimii hyvin useimpien tiimien jo käyttämien työkalujen, kuten kalentereiden ja viestisovellusten, kanssa, joten sen käyttö on erittäin helppoa.
Sen yksinkertainen muotoilu yhdistettynä tehokkaisiin tapoihin asettaa tavoitteita ja seurata edistymistä tekevät Fellowista suositun ohjelmiston tiimeille, jotka haluavat parantaa tapaamistaan ja työskentelyään.
📌 4 ainutlaatuista ominaisuutta
📍 Suunnittele yhdessä: Ennen kokousta jokainen voi lisätä asialistalle, mistä haluaa puhua. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki tärkeät asiat käsitellään ja kaikki tietävät, mitä odottaa.
📍 Tee muistiinpanoja yhdessä: Kokouksen aikana ihmiset voivat tehdä muistiinpanoja samaan paikkaan samaan aikaan. Tällä tavalla kaikki pääkohdat, päätökset ja seuraavat vaiheet tallennetaan ja kaikkien nähtävillä.
📍 Määritä tehtäviä: Kokouksessa voit päättää, kenen on tehtävä mitä ja milloin. Fellow seuraa näitä tehtäviä, joten ei ole epäselvyyttä siitä, kuka tekee mitä, ja se auttaa varmistamaan, että asiat valmistuvat.
📍 Auttakaa toisianne paranemaan: Tapaamisten jälkeen ihmiset voivat antaa toisilleen palautetta siitä, miten he onnistuivat. Tämä on hienoa oppimiseen ja yhteistyön parantamiseen.
🪄 2 kehityspistettä
📍 Hauskoja työkaluja kokouksiin: Fellow voisi lisätä hauskoja ominaisuuksia, kuten pikakyselyjä, paikan kysymysten esittämiseen tai tavan heittää esiin ideoita, joita kaikki voivat nähdä ja lisätä kokouksen aikana.
Tämä tekisi kokouksista vilkkaampia ja saisi enemmän ihmisiä mukaan, varsinkin kun tapaat verkossa, jossa on helppo menettää keskittyminen.
📍 Mukautusasetukset: Käyttäjät ovat ilmaisseet haluavansa lisää mukautusvaihtoehtoja Fellowissa. Tämä sisältää enemmän joustavuutta kokousmuistiinpanojen muotoilussa, mukautettuja malleja erityyppisiä kokouksia varten ja mahdollisuuden mukauttaa ilmoituksia ja muistutuksia tarkemmin.
Näiden vaihtoehtojen laajentaminen antaisi tiimille mahdollisuuden räätälöidä työkalua tarkemmin omien työnkulkujensa ja mieltymystensä mukaan.
Avoma
Avoma on älykäs tekoälytyökalu, joka todella loistaa kokousapulaisena. Se on kuin sinulla olisi superassistentti, joka kuuntelee kokouksiasi, kirjoittaa muistiin, mitä kaikki sanovat ja jopa valitsee sinulle tärkeät osat.
Avomassa on siistiä se, kuinka se pystyy ymmärtämään ja tekemään yhteenvedon kokouksistasi, näyttäen sinulle tärkeimmät asiat ja mitä on tehtävä seuraavaksi.
Se toimii hyvin suosikkivideopuhelusovellustesi kanssa, mikä tekee siitä erittäin kätevän verkkokokouksissa.
Avoma on täydellinen tiimeille, jotka haluavat tehdä kokouksistaan tuottavampia ja varmistaa, etteivät he menetä tärkeitä yksityiskohtia.
📌 #4 ainutlaatuisia ominaisuuksia
📍 Tekoälyllä toimiva transkriptio: Avoma kuuntelee tapaamisiasi ja kirjoittaa ylös kaiken sanotun, joten sinun ei tarvitse tehdä muistiinpanoja. Tämä tarkoittaa, että voit keskittyä enemmän keskusteluun ja vähemmän kirjoittamiseen.
📍 Nopeat yhteenvedot: Tapaamisen jälkeen Avoman älykäs järjestelmä poimii tarvittavat pääkohdat ja toimenpiteet ja antaa sinulle lyhyen yhteenvedon.
Tämä auttaa sinua muistamaan tärkeät asiat ilman, että sinun tarvitsee käydä läpi kaikkia muistiinpanoja uudelleen.
📍 Tehtävien seuraaminen: Avoma pitää silmällä myös kokouksessa mainittuja tehtäviä ja näyttää kenen on tehtävä mitä ja miten se menee. Tämä varmistaa, että mikään ei unohdu.
📍 Kokouksen näkemykset: Avoma tarkkailee, miten kokoukset sujuvat, ja antaa vinkkejä niiden parantamiseen, esimerkiksi viettämään vähemmän aikaa tiettyihin aiheisiin tai saamaan kaikki osallistumaan enemmän.
🪄 2 parannuspistettä
📍 Opi mistä pidät: Avoma voisi parantua oppimalla sinulta. Jos voisit kertoa sille, milloin se tekee virheitä muistiinpanoissa, tai näyttää, kuinka pidät kokoustiivistelmistäsi.
Avoma voisi alkaa valmistaa niitä juuri haluamallasi tavalla ja paranee ajan myötä.
📍 Tee kokouksista hauskempaa: Avoma voisi lisätä ominaisuuksia, jotka tekevät tapaamisista eloisampia, kuten nopeat äänestykset ideoista tai antaa ihmisten kertoa tärkeistä asioista niiden tapahtuessa.
Tämä tekisi kokouksista mielenkiintoisempia ja auttaisi Avomaa poimimaan ja korostamaan näitä hauskoja kohtia kokousmuistiinpanoista.
💡 5 parasta vinkkiä ihanteellisen kokoushallintaohjelmiston valitsemiseen
📍 Arvioi tiimisi erityistarpeet
Aloita ymmärtämällä erityiset haasteet ja vaatimukset, joita tiimisi kohtaa kokouksissa. Tarvitsetko parempaa ajoitusta, automatisoitua minuuttien seurantaa tai kiinnostavampia yhteistyötyökaluja?
Ensisijaisten tarpeidesi tunnistaminen auttaa rajaamaan vaihtoehdot ohjelmistoihin, jotka tarjoavat oikeat ominaisuudet.
📍 Etsi integrointiominaisuuksia
Valitse ohjelmisto, joka integroituu saumattomasti muihin tiimisi päivittäin käyttämiin työkaluihin, kuten sähköpostiin, kalentereihin, projektinhallintasovelluksiin ja viestintäalustoihin.
Tämä integrointi minimoi tarpeen vaihtaa sovellusten välillä ja virtaviivaistaa työnkulkua.
📍 Arvioi käytön helppous
Työkalu on vain niin hyvä kuin sen käyttöönottoaste tiimisi keskuudessa. Valitse ohjelmisto, jossa on käyttäjäystävällinen käyttöliittymä, jossa tiimisi jäsenet voivat navigoida helposti.
Harkitse ohjelmistoa, joka tarjoaa kokeilujakson, jotta voit testata sen käytettävyyttä ja kuinka hyvin se sopii tiimisi työnkulkuun.
📍 Tarkista skaalautuvuus
Kun tiimisi tai organisaatiosi kasvaa, kokousten hallintatarpeesi muuttuvat. Valitse ohjelmisto, joka skaalautuu kasvusi mukana ja mahdollistaa enemmän käyttäjiä, kokouksia ja dataa ilman merkittävää suorituskyvyn heikkenemistä tai kalliita päivityksiä.
📍 Harkitse turvallisuutta ja vaatimustenmukaisuutta
Erityisen tärkeää säänneltyjen toimialojen ryhmille, jotta ohjelmisto noudattaa asiaankuuluvia tietosuojamääräyksiä ja tarjoaa vankkoja suojausominaisuuksia kokoustietojen ja kaikkien keskusteltujen arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi.
🔥 Bottom Line
Vuonna 2024 kokoushallintaohjelmisto on tehnyt kokousten järjestämisestä ja pitämisestä erittäin helppoa. Se käyttää älykästä tekniikkaa kokousten ajoittamiseen, muistiinpanojen tekemiseen ja tehtävien automaattiseen seurantaan.
Tämä auttaa kaikkia työskentelemään paremmin yhdessä, varsinkin kun he eivät ole samassa paikassa. Ohjelmisto on yhteydessä muihin työtyökaluihin, mikä tekee kaikesta tehokkaampaa.
Se on erityisen hyödyllinen tiimeille, jotka työskentelevät etänä ja varmistavat, että kaikki pysyvät synkronoituina. Tulevaisuudessa uudet teknologiat, kuten virtuaalitodellisuus, voivat tehdä kokouksista entistä interaktiivisempia.
Kaiken kaikkiaan tämä ohjelmisto on suuri apu, kun kokouksissa on enemmän tekemistä päätösten kanssa ja vähemmän niiden suunnittelun vaivaa.
