Obsah
Cítili jste se někdy ztraceni na chaotických schůzkách, zmatených poznámkách a příliš velkém množství e-mailů?
Nejsi jediný. Tajemství lepších a organizovanějších setkání? 🤝
Správný software. Vítejte ve světě softwaru pro správu schůzek – je zde proto, aby vaše schůzky byly snadné, organizované a stály za každou minutu. 👨💻
Pojďme prozkoumat nejlepší možnosti, které změní váš chaos na schůzce v klid. 🔎
5 nejlépe hodnocených efektivních software pro správu týmových schůzek?
ZohoOne
Zoho One je skvělý nástroj pro nastavení webinářů a online schůzek From Zoho. Dělá mnohem víc, než jen pomáhá naplánovat schůzky; umožňuje vám videochat, zprávy v reálném čase a sledování úkolů na jednom snadném místě.
Nejlepší volbou je to, že vám poskytuje spoustu funkcí, aniž by to bylo složité. Můžete snadno spustit, připojit se a sledovat své webináře a schůzky.
Navíc je to opravdu dobré při manipulaci s hosty, sdílení věcí během schůzek a zajištění toho, aby se všichni mohli připojit.
To je důvod, proč je Zoho One oblíbený pro podniky, které chtějí své schůzky zlepšit a zjednodušit.
📌 #4 jedinečných funkcí
📍 Vše na jednom místě: Zoho One není jen pro schůzky nebo webináře; je to jako velká skříňka na nářadí s více než 40 nástroji uvnitř.
Můžete dělat mnohem víc, než jen plánovat schůzky. Můžete také vyřizovat e-maily, spravovat projekty a sledovat své zákazníky na jednom místě.
Díky tomu je vše jednodušší, protože nemusíte přepínat mezi různými aplikacemi.
📍 Udělejte věci automaticky: Zoho One můžete nastavit tak, aby dělal věci za vás, jako je zasílání děkovných e-mailů po schůzce nebo připomenutí lidem, kdy je čas se sejít.
Tato nastavení můžete změnit tak, abyste dělali přesně to, co potřebujete, což vám ušetří spoustu času.
📍 Učte se ze svých schůzek: Zoho One se může zblízka podívat na to, jak se daří vašim schůzkám a webinářům. Neřekne vám jen, kolik lidí se objevilo, ale také to, jaký měli zájem a co si mysleli.
To vám pomůže pochopit, co funguje nejlépe a jak vaše schůzky ještě vylepšit.
📍 Zia, váš pomocník AI: Zoho One přichází se Zia, asistentkou AI. Zia vám může pomoci vybrat nejlepší čas pro vaši schůzku, připomenout to vám i ostatním a dokonce shrnout, o čem se diskutovalo.
Zia se také může podívat na vaše data a poskytnout vám tipy na zlepšení vašich schůzek.
🪄 2 body zlepšení
📍 Používání může být složité: Protože Zoho One má tolik funkcí a nástrojů, může to být trochu matoucí pro lidi, kteří jsou v něm nováčci nebo nejsou příliš technicky zdatní.
Pokud by to bylo snazší pochopit a začít používat, více lidí by si mohlo užívat všechny skvělé věci, které dokáže. Jednodušší způsob, jak lidem ukázat, jak to používat, by byl velkou pomocí.
📍 Práce s jinými aplikacemi: I když Zoho One umí hodně, ne vždy si dobře pohraje s jinými aplikacemi nebo nástroji, které by podniky mohly používat.
Pokud by bylo jednodušší propojit Zoho One s dalšími populárními aplikacemi, bylo by to užitečnější pro podniky, které používají kombinaci různých nástrojů.
Usnadnění práce s jinými aplikacemi by mohlo mnoho lidí učinit šťastnějšími.
eScribe
eScribe je špičkový software vytvořený pro veřejný sektor, který pomáhá usnadnit správu schůzek, omezit papírování a učinit věci jasnějšími pro všechny.
eScribe skutečně vyniká tím, jak dobře rozumí tomu, co veřejné organizace potřebují.
Má speciální nástroje pro vytváření agendy, psaní zápisů ze schůzí a sledování úkolů, vše navrženo tak, aby splňovalo pravidla a otevřenost potřebná pro veřejná jednání.
eScribe také usnadňuje lidem mimo organizaci, aby viděli, co se děje na schůzkách, a pomáhá tak veřejnému sektoru být otevřenější a odpovědnější.
Jeho snadno použitelné nastavení a možnost sdílet schůzky živě nebo jako nahrávky z něj činí oblíbenou položku pro veřejné skupiny, které chtějí pracovat efektivněji a lépe se spojit s komunitou.
#4 Jedinečné vlastnosti
📍 Kontrola pravidel: eScribe pomáhá zajistit, aby všechny dokumenty ze schůzí, jako jsou programy jednání a zápisy, dodržovaly zákony a pravidla potřebná pro veřejná jednání.
To znamená méně starostí, že uděláte chybu v právních věcech.
📍 Web pro každého: Existuje speciální část eScribe, která umožňuje komukoli z veřejnosti vidět, co se děje na schůzkách. Mohou si prohlížet agendy, číst zápisy nebo sledovat schůzky živě.
To pomáhá veřejnému sektoru být otevřenější a dává lidem vědět, co se děje.
📍 Sledování úkolů: Po schůzce pomáhá eScribe dohlížet na úkoly, o kterých bylo rozhodnuto.
Zajišťuje, že se věci dělají, a dává každému vědět o pokroku, což je skvělé pro udržení organizovanosti a transparentnosti.
📍 Snadné vytváření agendy: eScribe má skvělou funkci, která vám umožní rychle vytvářet programy schůzek pomocí šablon.
To šetří čas a zajišťuje, že každý program jednání vypadá profesionálně a pokrývá všechny potřebné body.
🪄 2 body zlepšení
📍 Lepší mobilní použití: eScribe by mohlo zlepšit fungování na telefonech a tabletech. V dnešní době každý používá svá mobilní zařízení ke všemu, takže mít lepší aplikaci by lidem mnohem snáze vyřizovalo úkoly na schůzkách bez ohledu na to, kde se nacházejí.
To by bylo pohodlnější pro uživatele, kteří jsou stále v pohybu.
📍 Práce s jinými aplikacemi: eScribe by se také mohlo zlepšit v práci s dalším softwarem a nástroji, které organizace používají.
Pokud by se dokázal plynuleji propojit s jinými aplikacemi, které pomáhají s věcmi, jako jsou projekty, komunikace a organizace práce, ušetřilo by to čas a všem by to usnadnilo práci.
Rychlé odkazy:
- 3 Nejlepší alternativy přiblížení: No More 40-Minute Barrier
- 5 nejlepších CRM softwarových společností, které dominují
Chlapík
Fellow je špičkový nástroj pro správu schůzek, protože jde především o zlepšení týmové práce a zajištění toho, aby každý věděl, co má dělat.
Fellow vyniká tím, jak umožňuje každému zapojit se do plánování schůzky, dělat si společně poznámky v reálném čase a poskytovat zpětnou vazbu.
To znamená, že schůzky jsou více než jen hovory; jde o to, aby se každý zapojil a aby se věci staly.
Fellow navíc dobře funguje s nástroji, které již většina týmů používá, jako jsou kalendáře a aplikace pro zasílání zpráv, takže je velmi snadné začít používat.
Jeho jednoduchý design v kombinaci s výkonnými způsoby, jak stanovovat cíle a sledovat pokrok, dělá z Fellow ideální software pro týmy, které chtějí zlepšit způsob, jakým se setkávají a spolupracují.
📌 4 jedinečné funkce
📍 Plánujte společně: Před schůzkou si každý může přidat do programu, o čem chce mluvit. To pomáhá zajistit, že všechny důležité věci budou pokryty a každý ví, co může očekávat.
📍 Dělejte si poznámky společně: Během schůzky si lidé mohou dělat poznámky na stejném místě ve stejnou dobu. Tímto způsobem se uloží všechny hlavní body, rozhodnutí a další kroky a každý je snadno uvidí.
📍 Přidělovat úkoly: Na schůzce můžete rozhodnout, kdo musí co udělat a do kdy. Fellow sleduje tyto úkoly, takže není zmatek v tom, kdo co dělá, a pomáhá zajistit, aby se věci udělaly.
📍 Pomozte si navzájem zlepšit se: Po schůzkách si lidé mohou vzájemně poskytovat zpětnou vazbu, jak se jim dařilo. To je skvělé pro učení a zlepšování ve spolupráci.
🪄 2 body zlepšení
📍 Zábavné nástroje pro schůzky: Kolega by mohl přidat nějaké zábavné funkce, jako jsou rychlé ankety, místo pro kladení otázek nebo způsob, jak vyhodit nápady, které může každý vidět a přidat k nim během schůzky.
Díky tomu by schůzky byly živější a zapojilo by se do nich více lidí, zejména při schůzkách online, kde je snadné ztratit pozornost.
📍 Možnosti přizpůsobení: Uživatelé vyjádřili přání více možností přizpůsobení v rámci Fellow. To zahrnuje větší flexibilitu při formátování poznámek ze schůzek, vlastní šablony pro různé typy schůzek a možnost hlouběji přizpůsobit oznámení a připomenutí.
Rozšíření těchto možností by týmům umožnilo přizpůsobit nástroj blíže jejich konkrétním pracovním postupům a preferencím.
Avoma
Avoma je chytrý nástroj umělé inteligence, který jako pomocník při schůzkách skutečně září. Je to jako mít super asistenta, který poslouchá vaše schůzky, zapisuje, co všichni říkají, a dokonce za vás vybírá důležité části.
Na Avoma je skvělé, jak dokáže porozumět a shrnout vaše schůzky, ukázat vám hlavní body a co je třeba udělat dále.
Funguje dobře s vašimi oblíbenými aplikacemi pro videohovory, takže je super praktický pro online schůzky.
Avoma je ideální pro týmy, které chtějí zvýšit produktivitu svých schůzek a zajistit, aby jim neunikly žádné důležité detaily.
📌 #4 jedinečných funkcí
📍 Přepis poháněný umělou inteligencí: Avoma poslouchá vaše schůzky a zapisuje si vše, co bylo řečeno, takže si nemusíte dělat poznámky. To znamená, že se můžete více soustředit na diskusi a méně na psaní.
📍 Rychlé shrnutí: Po schůzce chytrý systém Avoma vybere hlavní body a potřebné akce a poskytne vám krátké shrnutí.
To vám pomůže zapamatovat si důležité věci, aniž byste museli znovu procházet všechny poznámky.
📍 Sledování úkolů: Avoma také dohlíží na úkoly zmíněné na schůzce a ukazuje, kdo co potřebuje udělat a jak to jde. Díky tomu se na nic nezapomene.
📍 Statistiky setkání: Avoma se podívá na to, jak vaše schůzky probíhají, a dá vám tipy, jak je zlepšit, například trávit méně času určitými tématy nebo více zapojit všechny.
🪄 2 body za vylepšení
📍 Naučte se, co se vám líbí: Avoma by se mohla zlepšit, když se od vás bude učit. Kdybyste mu mohli říct, když dělá chyby v poznámkách, nebo mu ukázat, jak se vám líbí shrnutí schůzek.
Avoma by je mohla začít vyrábět přesně tak, jak chcete, a postupem času se zlepšovat.
📍 Udělejte ze schůzek zábavnější: Avoma by mohla přidat funkce, které učiní schůzky živějšími, jako je rychlé hlasování o nápadech nebo umožnění lidem poukázat na důležité věci, když se to stane.
To by učinilo schůzky zajímavějšími a pomohlo by Avomě zachytit a zvýraznit tyto zábavné části v poznámkách ke schůzce.
💡 Top 5 tipů pro výběr ideálního softwaru pro správu schůzek
📍 Zhodnoťte specifické potřeby svého týmu
Začněte tím, že porozumíte konkrétním výzvám a požadavkům, kterým váš tým na schůzkách čelí. Potřebujete lepší plánování, automatizované započítávání minut nebo poutavější nástroje pro spolupráci?
Identifikace vašich primárních potřeb vám pomůže zúžit vaše možnosti na software, který nabízí ty správné funkce.
📍 Hledejte možnosti integrace
Vyberte si software, který se bez problémů integruje s ostatními nástroji, které váš tým denně používá, jako jsou e-mail, kalendáře, aplikace pro řízení projektů a komunikační platformy.
Tato integrace minimalizuje nutnost přepínání mezi aplikacemi a zjednodušuje váš pracovní postup.
📍 Vyhodnoťte snadnost použití
Nástroj je jen tak dobrý, jak dobrý je míra jeho přijetí ve vašem týmu. Zvolte software s uživatelsky přívětivým rozhraním, ve kterém se členové vašeho týmu mohou snadno pohybovat.
Zvažte software, který nabízí zkušební období, abyste mohli otestovat jeho použitelnost a jak dobře zapadá do pracovního postupu vašeho týmu.
📍 Zkontrolujte škálovatelnost
S růstem vašeho týmu nebo organizace se budou vyvíjet i vaše potřeby v oblasti správy schůzek. Vyberte software, který se může škálovat s vaším růstem a pojme více uživatelů, schůzek a dat bez výrazného poklesu výkonu nebo nutnosti nákladného upgradu.
📍 Zvažte zabezpečení a shodu
Obzvláště důležité pro týmy v regulovaných odvětvích, aby bylo zajištěno, že software splňuje příslušné předpisy na ochranu dat a nabízí robustní bezpečnostní funkce pro ochranu informací o vašich schůzkách a jakýchkoli projednávaných citlivých dat.
🔥 Sečteno a podtrženo
V roce 2024 software pro správu schůzek usnadnil organizování a vedení schůzek. Využívá chytré technologie k automatickému plánování schůzek, psaní poznámek a sledování úkolů.
To pomáhá všem lépe spolupracovat, zvláště když nejsou na stejném místě. Software se propojuje s dalšími pracovními nástroji, díky čemuž je vše efektivnější.
Je to užitečné zejména pro týmy, které pracují na dálku, takže všichni zůstanou synchronizovaní. Při pohledu do budoucna mohou nové technologie, jako je virtuální realita, učinit schůzky ještě interaktivnějšími.
Celkově je tento software velkým pomocníkem při schůzkách více o rozhodování a méně starostí s jejich plánováním.
