зміст
Ви коли-небудь відчували себе розгубленими в безладних зустрічах, переплутаних нотатках і забагато електронних листів?
Ви не один такий. Секрет кращих, більш організованих зустрічей? 🤝
Правильне програмне забезпечення. Ласкаво просимо у світ програмного забезпечення для керування зустрічами – воно тут, щоб зробити ваші зустрічі легкими, організованими та вартими кожної хвилини. 👨💻
Давайте розглянемо найкращі варіанти, які перетворять хаос зустрічі на спокій. 🔎
5 найпопулярніших програм для керування нарадами команди?
ZohoOne
Zoho One — чудовий інструмент для організації вебінарів і онлайн-зустрічей Zoho. Це набагато більше, ніж просто допомагає планувати зустрічі; це дозволяє спілкуватися у відеочаті, надсилати повідомлення в режимі реального часу та відстежувати завдання в одному зручному місці.
Що робить його найкращим вибором, так це те, що він надає вам багато функцій, не будучи складним. Ви можете легко запускати вебінари та зустрічі, приєднуватися до них і стежити за ними.
Крім того, це справді добре для обслуговування гостей, обміну матеріалами під час зустрічей і забезпечення того, щоб усі могли приєднатися.
Ось чому Zoho One є фаворитом для компаній, які хочуть зробити свої зустрічі кращими та простішими.
📌 #4 Унікальні особливості
📍 Все в одному місці: Zoho One призначений не лише для зустрічей чи вебінарів; це як великий ящик для інструментів із понад 40 інструментами всередині.
Ви можете зробити набагато більше, ніж просто планувати зустрічі. Ви також можете обробляти електронну пошту, керувати проектами та стежити за своїми клієнтами в одному місці.
Це спрощує все, оскільки вам не потрібно перемикатися між різними програмами.
📍 Зробіть речі автоматичними: ви можете налаштувати Zoho One, щоб він робив щось за вас, наприклад надсилав електронні листи з подякою після зустрічі або нагадував людям, коли настав час зустрітися.
Ви можете змінити ці налаштування, щоб робити саме те, що вам потрібно, заощаджуючи багато часу.
📍 Вчіться на своїх зустрічах: Zoho Можна уважно стежити за тим, як проходять ваші зустрічі та вебінари. Він говорить вам не лише про те, скільки людей прийшло, а й про те, наскільки вони були зацікавлені та що думали.
Це допоможе вам зрозуміти, що найкраще працює та як зробити ваші зустрічі ще кращими.
📍 Зія, ваш помічник ШІ: Zoho One поставляється з Зією, помічницею ШІ. Зія може допомогти вибрати найкращий час для вашої зустрічі, нагадати про неї вам та іншим і навіть підсумувати обговорене.
Зія також може переглядати ваші дані та давати поради щодо покращення ваших зустрічей.
🪄 2 бали покращення
📍 Це може бути складно використовувати: Оскільки Zoho One має так багато функцій та інструментів, це може дещо заплутати людей, які вперше в ній чи не дуже підковані в техніці.
Якби це було легше зрозуміти та почати використовувати, більше людей могли б насолоджуватися всіма цікавими можливостями, які він може робити. Простіший спосіб показати людям, як ним користуватися, був би дуже корисним.
📍 Робота з іншими програмами: Хоча Zoho One робить багато, він не завжди добре поєднується з іншими програмами чи інструментами, які можуть використовувати компанії.
Якби було простіше зв’язати Zoho One з іншими популярними програмами, це було б корисніше для компаній, які використовують поєднання різних інструментів.
Полегшення роботи з іншими програмами може зробити багатьох людей щасливішими.
eScribe
eScribe — це першокласне програмне забезпечення, створене для державного сектору, яке полегшує керування зустрічами, скорочує паперову роботу та робить речі зрозумілішими для всіх.
Що справді виділяє eScribe, так це те, наскільки добре він розуміє, що потрібно громадським організаціям.
У ньому є спеціальні інструменти для складання порядку денного, написання протоколів зустрічей і відстеження завдань, усі розроблені відповідно до правил і відкритості, необхідних для публічних зустрічей.
eScribe також дозволяє людям за межами організації бачити, що відбувається на зустрічах, допомагаючи громадському сектору бути більш відкритим і підзвітним.
Просте у користуванні налаштування та можливість ділитися зустрічами в прямому ефірі або у вигляді записів роблять його улюбленим для публічних груп, які хочуть працювати ефективніше та краще спілкуватися з спільнотою.
#4 Унікальні особливості
📍 Перевірка правил: eScribe допомагає переконатися, що всі документи зустрічі, як-от порядок денний і протокол, відповідають законам і правилам, необхідним для публічних зустрічей.
Це означає менше хвилювань про помилку з юридичними речами.
📍 Веб-сайт для всіх: є спеціальна частина eScribe, яка дозволяє будь-кому з громадськості бачити, що відбувається на зустрічах. Вони можуть переглядати порядок денний, читати протоколи або дивитися зустрічі в прямому ефірі.
Це допомагає державному сектору бути більш відкритим і дозволяє людям знати, що відбувається.
📍 Відстеження завдань: Після зустрічі eScribe допомагає стежити за завданнями, які були вирішені.
Це гарантує, що все виконується, і дає всім знати про прогрес, що чудово допомагає залишатися організованим і прозорим.
📍 Легке створення порядку денного: eScribe має чудову функцію, яка дозволяє швидко створювати розклад зустрічей за допомогою шаблонів.
Це економить час і гарантує, що порядок денний кожної зустрічі виглядає професійно та охоплює всі необхідні моменти.
🪄 2 бали покращення
📍 Краще використання мобільних пристроїв: eScribe може покращити роботу на телефонах і планшетах. Сьогодні кожен використовує свої мобільні пристрої для будь-яких цілей, тому наявність кращого додатка значно полегшить людям виконання завдань нарад, де б вони не були.
Це зробить його зручнішим для користувачів, які постійно перебувають у русі.
📍 Робота з іншими програмами: eScribe також міг би покращити роботу з іншим програмним забезпеченням та інструментами, які використовують організації.
Якби він міг плавніше з’єднуватися з іншими програмами, які допомагають у таких речах, як проекти, спілкування та організація роботи, це заощадило б час і полегшило б роботу кожного.
Швидкі посилання:
- 3 найкращі альтернативи масштабуванню: більше немає 40-хвилинного бар’єру
- 5 найкращих домінуючих компаній із програмного забезпечення CRM
Товариш
Fellow — це першокласний інструмент для організації зустрічей, оскільки головне — покращити командну роботу та переконатися, що кожен знає, що йому потрібно робити.
Fellow виділяється тим, що він дозволяє кожному брати участь у плануванні зустрічі, робити спільні нотатки в реальному часі та надсилати відгуки.
Це означає, що зустрічі – це більше, ніж просто розмова; вони про те, щоб кожен брав участь і змушував щось відбуватися.
Крім того, Fellow добре працює з інструментами, якими вже користується більшість команд, як-от календарі та програми для обміну повідомленнями, тож почати користуватися ним дуже легко.
Його простий дизайн у поєднанні з потужними способами встановлення цілей і відстеження прогресу робить Fellow ідеальним програмним забезпеченням для команд, які хочуть покращити спосіб зустрічі та спільної роботи.
📌 4 унікальні функції
📍 Плануйте разом: Перед зустріччю кожен може додати до порядку денного те, про що хоче поговорити. Це допомагає переконатися, що всі важливі речі охоплено, і кожен знає, чого очікувати.
📍 Робіть нотатки разом: під час зустрічі люди можуть робити нотатки в одному місці одночасно. Таким чином усі основні моменти, рішення та наступні кроки зберігаються, і їх легко бачити всім.
📍 Призначити завдання: на нараді ви можете вирішити, кому що потрібно зробити і до якого часу. Fellow відстежує ці завдання, щоб не було плутанини щодо того, хто що робить, і це допомагає переконатися, що все виконується.
📍 Допомагайте один одному ставати краще: після зустрічі люди можуть поділитися відгуками про те, як вони це зробили. Це чудово для навчання та покращення роботи разом.
🪄 2 бали покращення
📍 Цікаві інструменти для зустрічей: Fellow міг би додати деякі цікаві функції, такі як швидкі опитування, місце для постановки запитань або спосіб викидати ідеї, які кожен може бачити та доповнювати під час зустрічі.
Це зробить зустрічі більш жвавими та залучить більше людей, особливо під час онлайн-зустрічі, де легко втратити увагу.
📍 Параметри налаштування: Користувачі висловили бажання отримати більше можливостей налаштування в Fellow. Це включає більшу гнучкість у форматуванні нотаток зустрічі, користувальницькі шаблони для різних типів зустрічей і можливість глибшого налаштування сповіщень і нагадувань.
Розширення цих опцій дозволить командам більш точно адаптувати інструмент до своїх конкретних робочих процесів і вподобань.
Авома
Avoma — це розумний інструмент штучного інтелекту, який дійсно блищить як помічник на зустрічах. Це як суперпомічник, який слухає ваші зустрічі, записує те, що говорять усі, і навіть вибирає для вас важливі частини.
Що цікаво в Avoma, так це те, що вона може розуміти та підсумовувати ваші зустрічі, показуючи вам основні моменти та те, що потрібно зробити далі.
Він добре працює з вашими улюбленими програмами для відеодзвінків, що робить його надзвичайно зручним для онлайн-зустрічей.
Avoma ідеально підходить для команд, які хочуть зробити свої зустрічі більш продуктивними та переконатися, що вони не пропустять жодної важливої деталі.
📌 #4 Унікальні особливості
📍 Транскрипція на основі AI: Avoma слухає ваші зустрічі та записує все сказане, тому вам не потрібно робити нотатки. Це означає, що ви можете більше зосередитися на обговоренні, а менше на написанні.
📍 Короткі підсумки: після наради інтелектуальна система Avoma виділяє основні моменти та необхідні дії, надаючи вам короткий підсумок.
Це допоможе вам запам’ятати важливі речі без повторного перегляду всіх нотаток.
📍 Відстеження завдань: Avoma також стежить за завданнями, згаданими на нараді, показуючи, хто що має робити та як це відбувається. Це гарантує, що нічого не забудеться.
📍 Зустріч Insights: Avoma стежить за тим, як проходять ваші зустрічі, і дає поради, як зробити їх кращими, наприклад, витрачати менше часу на певні теми або залучити всіх більше.
🪄 2 бали покращень
📍 Дізнайтеся, що вам подобається: Avoma може стати кращим, якщо навчиться у вас. Якби ви могли повідомити йому, коли він робить помилки в нотатках, або показати, як вам подобаються підсумки зустрічі.
Avoma може почати виготовляти їх саме так, як ви хочете, покращуючи з часом.
📍 Зробіть зустрічі веселішими: Avoma може додати функції, які роблять зустрічі більш жвавими, як-от швидке голосування за ідеї або надання людям можливості вказувати на важливі речі, коли це відбувається.
Це зробить зустрічі цікавішими та допоможе Avoma підібрати та висвітлити ці цікаві моменти в нотатках зустрічі.
💡 Топ-5 порад щодо вибору ідеального програмного забезпечення для організації зустрічей
📍 Оцініть конкретні потреби вашої команди
Почніть із розуміння конкретних проблем і вимог, з якими стикається ваша команда під час зустрічей. Вам потрібен кращий планування, автоматизована протоколювання чи більш захоплюючі інструменти для співпраці?
Визначення ваших основних потреб допоможе звузити вибір до програмного забезпечення, яке пропонує потрібні функції.
📍 Шукайте можливості інтеграції
Виберіть програмне забезпечення, яке легко інтегрується з іншими інструментами, якими ваша команда користується щодня, такими як електронна пошта, календарі, програми для керування проектами та комунікаційні платформи.
Ця інтеграція зводить до мінімуму необхідність перемикатися між програмами, спрощуючи робочий процес.
📍 Оцініть зручність використання
Інструмент настільки хороший, наскільки його ефективність серед вашої команди. Виберіть програмне забезпечення зі зручним інтерфейсом, яким члени вашої команди зможуть легко орієнтуватися.
Розгляньте програмне забезпечення, яке пропонує пробний період, щоб ви могли перевірити його зручність використання та наскільки добре воно підходить до робочого процесу вашої команди.
📍 Перевірте масштабованість
У міру того як ваша команда чи організація зростає, ваші потреби в управлінні нарадами будуть розвиватися. Виберіть програмне забезпечення, яке може масштабуватися разом із вашим зростанням, обслуговуючи більше користувачів, зустрічей і даних без значного зниження продуктивності чи потреби дорогого оновлення.
📍 Подбайте про безпеку та відповідність
Особливо важливо для команд у регульованих галузях, щоб переконатися, що програмне забезпечення відповідає відповідним нормам захисту даних і пропонує надійні функції безпеки для захисту інформації про вашу зустріч і будь-яких обговорюваних конфіденційних даних.
🔥 Підсумок
У 2024 році програмне забезпечення для керування нарадами спростило організацію та проведення нарад. Він використовує інтелектуальні технології для планування зустрічей, створення нотаток і автоматичного відстеження завдань.
Це допомагає всім краще працювати разом, особливо коли вони не в одному місці. Програмне забезпечення підключається до інших робочих інструментів, роблячи все ефективнішим.
Це особливо корисно для команд, які працюють віддалено, щоб усі були синхронізовані. У майбутньому нові технології, як-от віртуальна реальність, можуть зробити зустрічі ще більш інтерактивними.
Загалом, це програмне забезпечення є великою підмогою для того, щоб наради були більш пов’язані з прийняттям рішень, а не з плануванням.
