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क्या आपने कभी अव्यवस्थित बैठकों, उलझे हुए नोट्स और बहुत सारे ईमेल में खोया हुआ महसूस किया है?
आप केवल एक ही नहीं हो। बेहतर, अधिक संगठित बैठकों का रहस्य? 🤝
सही सॉफ्टवेयर. मीटिंग प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की दुनिया में आपका स्वागत है - यह आपकी मीटिंग को आसान, व्यवस्थित और हर मिनट के लायक बनाने के लिए यहाँ है। 👨💻
आइए उन शीर्ष विकल्पों का पता लगाएं जो आपकी बैठक की अराजकता को शांति में बदल देंगे। 🔎
5 टॉप रेटेड प्रभावी टीम मीटिंग प्रबंधन सॉफ्टवेयर?
ज़ोहो वन
ज़ोहो वन वेबिनार और ऑनलाइन मीटिंग स्थापित करने के लिए एक बेहतरीन टूल है Zoho. यह आपको मीटिंग शेड्यूल करने में मदद करने के अलावा और भी बहुत कुछ करता है; यह आपको वीडियो चैट करने, वास्तविक समय में संदेश भेजने और सभी कार्यों पर एक आसान स्थान पर नज़र रखने की सुविधा देता है।
जो चीज़ इसे सबसे अच्छा विकल्प बनाती है वह यह है कि यह आपको जटिल हुए बिना बहुत सारी सुविधाएँ प्रदान करता है। आप अपने वेबिनार और मीटिंग को आसानी से चला सकते हैं, शामिल हो सकते हैं और फॉलो-अप कर सकते हैं।
साथ ही, यह आपके मेहमानों को संभालने, बैठकों के दौरान सामान साझा करने और यह सुनिश्चित करने में भी बहुत अच्छा है कि हर कोई इसमें शामिल हो सके।
यही कारण है कि ज़ोहो वन उन व्यवसायों के लिए पसंदीदा है जो अपनी बैठकों को बेहतर और सरल बनाना चाहते हैं।
📌 #4 अनूठी विशेषताएं
📍 सब कुछ एक ही स्थान पर: ज़ोहो वन केवल मीटिंग या वेबिनार के लिए नहीं है; यह एक बड़े टूलबॉक्स की तरह है जिसके अंदर 40 से अधिक उपकरण हैं।
आप केवल मीटिंग शेड्यूल करने के अलावा और भी बहुत कुछ कर सकते हैं। आप एक ही स्थान पर ईमेल संभाल सकते हैं, प्रोजेक्ट प्रबंधित कर सकते हैं और अपने ग्राहकों पर नज़र रख सकते हैं।
इससे सब कुछ आसान हो जाता है क्योंकि आपको विभिन्न ऐप्स के बीच स्विच नहीं करना पड़ता है।
📍 चीज़ों को स्वचालित बनाएं: आप अपने लिए कुछ काम करने के लिए ज़ोहो वन की स्थापना कर सकते हैं, जैसे मीटिंग के बाद धन्यवाद ईमेल भेजना या मिलने का समय होने पर लोगों को याद दिलाना।
आप इन सेटिंग्स को बदलकर वही कर सकते हैं जो आपको चाहिए, जिससे आपका काफी समय बचेगा।
📍 अपनी बैठकों से सीखें: ज़ोहो वन आपकी बैठकें और वेबिनार कैसा चल रहा है, इस पर बारीकी से नज़र रख सकता है। यह आपको न केवल बताता है कि कितने लोग आए, बल्कि यह भी बताता है कि उनकी इसमें कितनी रुचि थी और उन्होंने क्या सोचा।
इससे आपको यह समझने में मदद मिलती है कि क्या सबसे अच्छा काम करता है और अपनी बैठकों को और बेहतर कैसे बनाया जाए।
📍 ज़िया, आपकी एआई हेल्पर: ज़ोहो वन एक एआई असिस्टेंट जिया के साथ आता है। ज़िया आपकी बैठक के लिए सबसे अच्छा समय चुनने में मदद कर सकती है, आपको और दूसरों को इसके बारे में याद दिला सकती है, और यहां तक कि जो चर्चा हुई थी उसका सारांश भी बता सकती है।
ज़िया आपके डेटा को भी देख सकती है और आपको अपनी बैठकों को बेहतर बनाने के लिए सुझाव दे सकती है।
🪄2 सुधार बिंदु
📍 इसका उपयोग करना मुश्किल हो सकता है: क्योंकि ज़ोहो वन में बहुत सारी सुविधाएँ और उपकरण हैं, यह उन लोगों के लिए थोड़ा भ्रमित करने वाला हो सकता है जो इसमें नए हैं या बहुत तकनीक-प्रेमी नहीं हैं।
यदि इसे समझना और उपयोग करना आसान होता, तो अधिक लोग इसके द्वारा की जा सकने वाली सभी अच्छी चीज़ों का आनंद ले सकते थे। लोगों को इसका उपयोग करने का तरीका दिखाने का एक आसान तरीका एक बड़ी मदद होगी।
📍 अन्य ऐप्स के साथ कार्य करना: जबकि ज़ोहो वन बहुत कुछ करता है, यह हमेशा अन्य ऐप्स या टूल के साथ अच्छी तरह से काम नहीं करता है जिनका उपयोग व्यवसाय कर सकते हैं।
यदि ज़ोहो वन को अन्य लोकप्रिय ऐप्स से जोड़ना आसान होता, तो यह उन व्यवसायों के लिए अधिक उपयोगी होता जो विभिन्न टूल के मिश्रण का उपयोग करते हैं।
अन्य ऐप्स के साथ काम करना आसान बनाने से बहुत से लोग खुश हो सकते हैं।
खींचाना
eScribe सार्वजनिक क्षेत्र के लिए बनाया गया एक शीर्ष सॉफ्टवेयर है जो बैठकों को प्रबंधित करना आसान बनाता है, कागजी कार्रवाई में कटौती करता है और सभी के लिए चीजों को स्पष्ट बनाता है।
eScribe को वास्तव में जो चीज़ सबसे अलग बनाती है वह यह है कि यह कितनी अच्छी तरह समझता है कि सार्वजनिक संगठनों को क्या चाहिए।
इसमें एजेंडा बनाने, मीटिंग मिनट्स लिखने और कार्यों पर नज़र रखने के लिए विशेष उपकरण हैं, जो सभी सार्वजनिक बैठकों के लिए आवश्यक नियमों और खुलेपन को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।
eScribe संगठन के बाहर के लोगों के लिए यह देखना आसान बनाता है कि बैठकों में क्या हो रहा है, जिससे सार्वजनिक क्षेत्र को अधिक खुला और जवाबदेह बनाने में मदद मिलती है।
इसका उपयोग में आसान सेटअप और बैठकों को लाइव या रिकॉर्डिंग के रूप में साझा करने की क्षमता इसे उन सार्वजनिक समूहों के लिए पसंदीदा बनाती है जो अधिक कुशलता से काम करना चाहते हैं और समुदाय के साथ बेहतर तरीके से जुड़ना चाहते हैं।
#4 अनूठी विशेषताएं
📍 नियम जांचकर्ता: eScribe यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि सभी मीटिंग दस्तावेज़, जैसे एजेंडा और मिनट्स, सार्वजनिक बैठकों के लिए आवश्यक कानूनों और नियमों का पालन करते हैं।
इसका मतलब है कि कानूनी चीजों में गलती होने की चिंता कम होगी।
📍 सभी के लिए वेबसाइट: eScribe का एक विशेष भाग है जो जनता में से किसी को भी यह देखने देता है कि बैठकों में क्या हो रहा है। वे एजेंडा देख सकते हैं, मिनट्स पढ़ सकते हैं या बैठकें लाइव देख सकते हैं।
इससे सार्वजनिक क्षेत्र को अधिक खुला होने में मदद मिलती है और लोगों को पता चलता है कि क्या हो रहा है।
📍 कार्यों का ट्रैक रखना: एक बैठक के बाद, eScribe उन कार्यों पर नज़र रखने में मदद करता है जिन पर निर्णय लिया गया था।
यह सुनिश्चित करता है कि चीजें पूरी हो जाएं और सभी को प्रगति के बारे में पता चले, जो व्यवस्थित और पारदर्शी रहने के लिए बहुत अच्छा है।
📍 आसान एजेंडा बनाना: eScribe में एक शानदार सुविधा है जो आपको टेम्प्लेट का उपयोग करके शीघ्रता से मीटिंग एजेंडा बनाने की सुविधा देती है।
इससे समय की बचत होती है और यह सुनिश्चित होता है कि प्रत्येक बैठक का एजेंडा पेशेवर दिखता है और इसमें सभी आवश्यक बिंदु शामिल होते हैं।
🪄2 सुधार बिंदु
📍 बेहतर मोबाइल उपयोग: eScribe फोन और टैबलेट पर काम करने के तरीके में सुधार कर सकता है। आजकल, हर कोई हर चीज़ के लिए अपने मोबाइल उपकरणों का उपयोग करता है, इसलिए एक बेहतर ऐप होने से लोगों के लिए अपने मीटिंग कार्यों को संभालना बहुत आसान हो जाएगा, चाहे वे कहीं भी हों।
यह उन उपयोगकर्ताओं के लिए इसे और अधिक सुविधाजनक बना देगा जो हमेशा चलते रहते हैं।
📍 अन्य ऐप्स के साथ कार्य करना: eScribe संगठनों द्वारा उपयोग किए जाने वाले अन्य सॉफ़्टवेयर और टूल के साथ काम करने में भी बेहतर हो सकता है।
यदि यह अन्य ऐप्स के साथ अधिक आसानी से जुड़ सकता है जो परियोजनाओं, संचार और काम को व्यवस्थित करने जैसी चीजों में मदद करते हैं, तो इससे समय की बचत होगी और हर किसी का काम आसान हो जाएगा।
त्वरित सम्पक:
- 3 सर्वश्रेष्ठ ज़ूम विकल्प: अब 40 मिनट की कोई बाधा नहीं
- 5 सर्वश्रेष्ठ सीआरएम सॉफ्टवेयर कंपनियां जिनका दबदबा है
साथी
फ़ेलो बैठकों के प्रबंधन के लिए एक शीर्ष उपकरण है क्योंकि यह टीम वर्क को बेहतर बनाने और यह सुनिश्चित करने के बारे में है कि हर कोई जानता है कि उन्हें क्या करने की आवश्यकता है।
जो चीज फेलो को सबसे अलग बनाती है वह यह है कि यह कैसे सभी को बैठक की योजना बनाने, वास्तविक समय में एक साथ नोट्स लेने और फीडबैक देने में शामिल होने देता है।
इसका मतलब यह है कि बैठकें सिर्फ बातचीत से कहीं अधिक होती हैं; वे हर किसी के योगदान देने और चीजों को घटित करने के बारे में हैं।
साथ ही, फेलो अधिकांश टीमों द्वारा पहले से उपयोग किए जाने वाले टूल, जैसे कैलेंडर और मैसेजिंग ऐप्स के साथ अच्छी तरह से काम करता है, इसलिए इसका उपयोग शुरू करना बहुत आसान है।
इसका सरल डिज़ाइन, लक्ष्य निर्धारित करने और प्रगति पर नज़र रखने के शक्तिशाली तरीकों के साथ मिलकर, फेलो को उन टीमों के लिए उपयोगी सॉफ़्टवेयर बनाता है जो अपने मिलने और एक साथ काम करने के तरीके में सुधार करना चाहती हैं।
📌 4 अनूठी विशेषताएं
📍 एक साथ योजना बनाएं: मीटिंग से पहले, हर कोई जिस बारे में बात करना चाहता है उसे एजेंडे में शामिल कर सकता है। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि सभी महत्वपूर्ण चीजें कवर हो जाती हैं और हर कोई जानता है कि क्या उम्मीद करनी है।
📍 नोट्स एक साथ लें: मीटिंग के दौरान, लोग एक ही समय में एक ही स्थान पर नोट्स ले सकते हैं। इस तरह, सभी मुख्य बिंदु, निर्णय और अगले चरण सहेजे जाते हैं और सभी के लिए देखना आसान होता है।
📍 कार्य सौंपें: मीटिंग में आप तय कर सकते हैं कि किसे क्या और कब तक करना है। फेलो इन कार्यों पर नज़र रखता है, इसलिए इस बारे में कोई भ्रम नहीं है कि कौन क्या कर रहा है और इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि काम पूरा हो गया है।
📍 एक दूसरे को बेहतर बनने में मदद करें: बैठकों के बाद, लोग एक-दूसरे को फीडबैक दे सकते हैं कि उन्होंने कैसा प्रदर्शन किया। यह सीखने और एक साथ काम करने में बेहतर होने के लिए बहुत अच्छा है।
🪄2 सुधार बिंदु
📍 बैठकों के लिए मनोरंजक उपकरण: फ़ेलो कुछ मज़ेदार सुविधाएँ जोड़ सकता है जैसे त्वरित मतदान, प्रश्न पूछने का स्थान, या विचारों को सामने लाने का एक तरीका जिसे हर कोई देख सकता है और बैठक के दौरान जोड़ सकता है।
इससे बैठकें अधिक जीवंत हो जाएंगी और अधिक लोग शामिल होंगे, खासकर जब ऑनलाइन बैठक हो रही हो तो ध्यान भटकाना आसान होता है।
📍 अनुकूलन विकल्प: उपयोगकर्ताओं ने फेलो के भीतर अधिक अनुकूलन विकल्पों की इच्छा व्यक्त की है। इसमें मीटिंग नोट्स को फ़ॉर्मेट करने में अधिक लचीलापन, विभिन्न प्रकार की मीटिंग के लिए कस्टम टेम्पलेट और सूचनाओं और अनुस्मारक को अधिक गहराई से अनुकूलित करने की क्षमता शामिल है।
इन विकल्पों का विस्तार करने से टीमों को टूल को उनके विशिष्ट वर्कफ़्लो और प्राथमिकताओं के अधिक करीब से तैयार करने की अनुमति मिलेगी।
अवोमा
एवोमा एक स्मार्ट एआई टूल है जो वास्तव में मीटिंग सहायक के रूप में चमकता है। यह एक सुपर असिस्टेंट की तरह है जो आपकी बैठकें सुनता है, हर कोई जो कहता है उसे लिखता है और यहां तक कि आपके लिए महत्वपूर्ण भागों का चयन भी करता है।
अवोमा के बारे में अच्छी बात यह है कि यह आपकी बैठकों को कैसे समझ और सारांशित कर सकता है, आपको मुख्य बिंदु दिखाता है और आगे क्या करने की आवश्यकता है।
यह आपके पसंदीदा वीडियो कॉल ऐप्स के साथ अच्छी तरह से काम करता है, जिससे यह ऑनलाइन मीटिंग के लिए बेहद उपयोगी हो जाता है।
अवोमा उन टीमों के लिए एकदम सही है जो अपनी बैठकों को अधिक उत्पादक बनाना चाहते हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे कोई भी महत्वपूर्ण विवरण न चूकें।
📌 #4 अनूठी विशेषताएं
📍 एआई-पावर्ड ट्रांसक्रिप्शन: अवोमा आपकी बैठकों को सुनता है और कही गई हर बात को लिख लेता है, ताकि आपको नोट्स लेने की जरूरत न पड़े। इसका मतलब है कि आप चर्चा पर अधिक और लेखन पर कम ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
📍 त्वरित सारांश: बैठक के बाद, अवोमा का स्मार्ट सिस्टम आपको एक संक्षिप्त सारांश देते हुए आवश्यक मुख्य बिंदुओं और कार्यों का चयन करता है।
यह आपको सभी नोट्स को दोबारा पढ़े बिना महत्वपूर्ण चीजें याद रखने में मदद करता है।
📍 कार्यों का ट्रैक रखना: अवोमा बैठक में बताए गए कार्यों पर भी नजर रखती है, जिससे पता चलता है कि किसे क्या करना है और यह कैसे चल रहा है। यह सुनिश्चित करता है कि कुछ भी भूला न जाए।
📍 बैठक की जानकारी: अवोमा यह देखती है कि आपकी बैठकें कैसी चल रही हैं और आपको उन्हें बेहतर बनाने के बारे में सुझाव देती है, जैसे कि कुछ विषयों पर कम समय बिताना या सभी को अधिक शामिल करना।
🪄2 सुधार बिंदु
📍 जानें कि आपको क्या पसंद है: अवोमा आपसे सीखकर बेहतर हो सकती है। यदि आप उसे बता सकते हैं कि वह नोट्स में गलतियाँ कब करता है या उसे दिखा सकता है कि आपको अपनी मीटिंग के सारांश कैसे पसंद हैं।
अवोमा उन्हें वैसे ही बनाना शुरू कर सकता है जैसा आप चाहते हैं, समय के साथ बेहतर होता जाएगा।
📍 मीटिंगों को और मज़ेदार बनाएं: अवोमा ऐसी सुविधाएँ जोड़ सकता है जो बैठकों को अधिक जीवंत बनाती हैं, जैसे विचारों पर त्वरित वोट करना या लोगों को महत्वपूर्ण चीज़ों के बारे में बताना जैसे ऐसा होता है।
इससे बैठकें अधिक दिलचस्प हो जाएंगी और अवोमा को बैठक नोट्स में इन मज़ेदार हिस्सों को चुनने और उजागर करने में मदद मिलेगी।
💡आदर्श मीटिंग प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के चयन के लिए शीर्ष 5 युक्तियाँ
📍 अपनी टीम की विशिष्ट आवश्यकताओं का आकलन करें
आपकी टीम को बैठकों में जिन विशिष्ट चुनौतियों और आवश्यकताओं का सामना करना पड़ता है, उन्हें समझकर शुरुआत करें। क्या आपको बेहतर शेड्यूलिंग, स्वचालित मिनट-टेकिंग, या अधिक आकर्षक सहयोग टूल की आवश्यकता है?
अपनी प्राथमिक ज़रूरतों की पहचान करने से आपके विकल्पों को ऐसे सॉफ़्टवेयर तक सीमित करने में मदद मिलेगी जो सही सुविधाएँ प्रदान करते हैं।
📍 एकीकरण क्षमताओं की तलाश करें
ऐसा सॉफ़्टवेयर चुनें जो आपकी टीम द्वारा प्रतिदिन उपयोग किए जाने वाले अन्य टूल, जैसे ईमेल, कैलेंडर, प्रोजेक्ट प्रबंधन ऐप्स और संचार प्लेटफ़ॉर्म के साथ सहजता से एकीकृत हो।
यह एकीकरण आपके वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करते हुए ऐप्स के बीच स्विच करने की आवश्यकता को कम करता है।
📍 उपयोग में आसानी का मूल्यांकन करें
कोई भी टूल उतना ही अच्छा होता है जितनी आपकी टीम के बीच उसे अपनाने की दर। उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफ़ेस वाले सॉफ़्टवेयर का चयन करें जिसे आपकी टीम के सदस्य आसानी से नेविगेट कर सकें।
ऐसे सॉफ़्टवेयर पर विचार करें जो एक परीक्षण अवधि प्रदान करता है ताकि आप इसकी उपयोगिता का परीक्षण कर सकें और यह आपकी टीम के वर्कफ़्लो के साथ कितनी अच्छी तरह फिट बैठता है।
📍 स्केलेबिलिटी की जांच करें
जैसे-जैसे आपकी टीम या संगठन बढ़ेगा, आपकी मीटिंग प्रबंधन की ज़रूरतें भी विकसित होंगी। ऐसे सॉफ़्टवेयर का चयन करें जो आपके विकास के साथ बढ़ सकता है, प्रदर्शन में महत्वपूर्ण गिरावट के बिना या महंगे अपग्रेड की आवश्यकता के बिना अधिक उपयोगकर्ताओं, बैठकों और डेटा को समायोजित कर सकता है।
सुरक्षा और अनुपालन पर विचार करें
विनियमित उद्योगों की टीमों के लिए यह सुनिश्चित करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है कि सॉफ़्टवेयर प्रासंगिक डेटा सुरक्षा नियमों का अनुपालन करता है और आपकी मीटिंग की जानकारी और चर्चा किए गए किसी भी संवेदनशील डेटा की सुरक्षा के लिए मजबूत सुरक्षा सुविधाएँ प्रदान करता है।
🔥 निचली पंक्ति
2024 में, मीटिंग प्रबंधन सॉफ़्टवेयर ने मीटिंग आयोजित करना और चलाना बेहद आसान बना दिया है। यह मीटिंग शेड्यूल करने, नोट्स लेने और कार्यों को स्वचालित रूप से ट्रैक करने के लिए स्मार्ट तकनीक का उपयोग करता है।
इससे सभी को एक साथ बेहतर काम करने में मदद मिलती है, खासकर जब वे एक ही जगह पर नहीं होते हैं। सॉफ़्टवेयर अन्य कार्य टूल से जुड़ता है, जिससे सब कुछ अधिक कुशल हो जाता है।
यह उन टीमों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है जो दूर से काम करती हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि सभी लोग समन्वय में रहें। आगे देखते हुए, आभासी वास्तविकता जैसी नई प्रौद्योगिकियां बैठकों को और भी अधिक इंटरैक्टिव बना सकती हैं।
कुल मिलाकर, यह सॉफ़्टवेयर बैठकों को निर्णय लेने के बारे में अधिक और उनकी योजना बनाने की परेशानी को कम करने में एक बड़ी मदद है।
