Περιεχόμενα
Έχετε αισθανθεί ποτέ χαμένοι σε ακατάστατες συναντήσεις, ανάμεικτες σημειώσεις και πάρα πολλά email;
Δεν είσαι ο μόνος. Το μυστικό για καλύτερες, πιο οργανωμένες συναντήσεις; 🤝
Το σωστό λογισμικό. Καλώς ήρθατε στον κόσμο του λογισμικού διαχείρισης συσκέψεων – είναι εδώ για να κάνει τις συναντήσεις σας εύκολες, οργανωμένες και αξίζουν κάθε λεπτό. 👨💻
Ας εξερευνήσουμε τις κορυφαίες επιλογές που θα μετατρέψουν το χάος στις συναντήσεις σας σε ηρεμία. 🔎
5 Αποτελεσματικό Λογισμικό Διαχείρισης Συναντήσεων Ομάδας με κορυφαία βαθμολογία;
ZohoOne
Το Zoho One είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη ρύθμιση διαδικτυακών σεμιναρίων και διαδικτυακών συναντήσεων από Zoho. Κάνει πολλά περισσότερα από το να σας βοηθά να προγραμματίζετε συναντήσεις. Σας επιτρέπει να συνομιλείτε μέσω βίντεο, να στέλνετε μηνύματα σε πραγματικό χρόνο και να παρακολουθείτε τις εργασίες σε ένα εύκολο μέρος.
Αυτό που το κάνει την καλύτερη επιλογή είναι ο τρόπος με τον οποίο σας παρέχει πολλές δυνατότητες χωρίς να είναι περίπλοκο. Μπορείτε εύκολα να εκτελέσετε, να συμμετάσχετε και να παρακολουθήσετε τα διαδικτυακά σεμινάρια και τις συναντήσεις σας.
Επιπλέον, είναι πολύ καλό στο να χειρίζεστε τους καλεσμένους σας, να μοιράζεστε πράγματα κατά τη διάρκεια των συναντήσεων και να διασφαλίζετε ότι όλοι μπορούν να συμμετέχουν.
Γι' αυτό το Zoho One είναι αγαπημένο για επιχειρήσεις που θέλουν να κάνουν τις συναντήσεις τους καλύτερες και απλούστερες.
📌 #4 Μοναδικά Χαρακτηριστικά
📍 Όλα σε ένα μέρος: Το Zoho One δεν είναι μόνο για συναντήσεις ή διαδικτυακά σεμινάρια. είναι σαν μια μεγάλη εργαλειοθήκη με πάνω από 40 εργαλεία μέσα.
Μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα από το να προγραμματίζετε απλώς συναντήσεις. Μπορείτε επίσης να χειρίζεστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να διαχειρίζεστε έργα και να παρακολουθείτε τους πελάτες σας όλα σε ένα σημείο.
Αυτό διευκολύνει τα πάντα επειδή δεν χρειάζεται να κάνετε εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών.
📍 Κάντε τα πράγματα αυτόματα: Μπορείτε να ρυθμίσετε το Zoho One να κάνει πράγματα για εσάς, όπως να στέλνει ευχαριστήρια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά από μια συνάντηση ή να υπενθυμίζει στους ανθρώπους πότε είναι ώρα να συναντηθούμε.
Μπορείτε να αλλάξετε αυτές τις ρυθμίσεις για να κάνετε ακριβώς αυτό που χρειάζεστε, εξοικονομώντας σας πολύ χρόνο.
📍 Μάθετε από τις συναντήσεις σας: Το Zoho One μπορεί να δει προσεκτικά πώς πάνε οι συναντήσεις και τα διαδικτυακά σεμινάρια σας. Σας λέει όχι μόνο πόσοι άνθρωποι εμφανίστηκαν, αλλά και πόσο ενδιαφέρονταν και τι σκέφτονταν.
Αυτό σας βοηθά να κατανοήσετε τι λειτουργεί καλύτερα και πώς να κάνετε τις συναντήσεις σας ακόμα καλύτερες.
📍 Ζία, ο Βοηθός σου AI: Το Zoho One έρχεται με τον Zia, έναν βοηθό AI. Η Ζία μπορεί να σας βοηθήσει να επιλέξετε την καλύτερη ώρα για τη συνάντησή σας, να την υπενθυμίσει σε εσάς και σε άλλους, ακόμη και να συνοψίσει όσα συζητήθηκαν.
Η Zia μπορεί επίσης να εξετάσει τα δεδομένα σας και να σας δώσει συμβουλές για να βελτιώσετε τις συναντήσεις σας.
🪄 2 Πόντοι Βελτίωσης
📍 Μπορεί να είναι δύσκολο στη χρήση: Επειδή το Zoho One έχει τόσες πολλές δυνατότητες και εργαλεία, μπορεί να είναι λίγο μπερδεμένο για άτομα που είναι νέοι σε αυτό ή δεν είναι πολύ γνώστες της τεχνολογίας.
Αν ήταν ευκολότερο να το καταλάβεις και να αρχίσεις να το χρησιμοποιείς, περισσότεροι άνθρωποι θα απολάμβαναν όλα τα ωραία πράγματα που μπορεί να κάνει. Ένας απλούστερος τρόπος για να δείξετε στους ανθρώπους πώς να το χρησιμοποιούν θα βοηθούσε πολύ.
📍 Εργασία με άλλες εφαρμογές: Αν και το Zoho One κάνει πολλά, δεν παίζει πάντα καλά με άλλες εφαρμογές ή εργαλεία που μπορεί να χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις.
Εάν ήταν ευκολότερο να συνδέσετε το Zoho One με άλλες δημοφιλείς εφαρμογές εκεί έξω, θα ήταν πιο χρήσιμο για επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν ένα συνδυασμό διαφορετικών εργαλείων.
Η διευκόλυνση της εργασίας με άλλες εφαρμογές θα μπορούσε να κάνει πολλούς ανθρώπους πιο χαρούμενους.
eScribe
Το eScribe είναι ένα κορυφαίο λογισμικό που δημιουργήθηκε για τον δημόσιο τομέα για να διευκολύνει τη διαχείριση των συναντήσεων, να περιορίσει τη γραφειοκρατία και να κάνει τα πράγματα πιο ξεκάθαρα για όλους.
Αυτό που κάνει το eScribe πραγματικά να ξεχωρίζει είναι το πόσο καλά κατανοεί τι χρειάζονται οι δημόσιοι οργανισμοί.
Διαθέτει ειδικά εργαλεία για τη σύνταξη ατζέντηδων, τη σύνταξη πρακτικών συνεδριάσεων και την παρακολούθηση των εργασιών, όλα σχεδιασμένα για να πληρούν τους κανόνες και τη διαφάνεια που απαιτούνται για τις δημόσιες συσκέψεις.
Το eScribe διευκολύνει επίσης τα άτομα εκτός του οργανισμού να βλέπουν τι συμβαίνει στις συναντήσεις, βοηθώντας τον δημόσιο τομέα να είναι πιο ανοιχτός και υπεύθυνος.
Η εύκολη στη χρήση του εγκατάσταση και η ικανότητά του να μοιράζεται συσκέψεις ζωντανά ή ως ηχογραφήσεις το καθιστούν αγαπημένο για δημόσιες ομάδες που θέλουν να εργάζονται πιο αποτελεσματικά και να συνδέονται καλύτερα με την κοινότητα.
#4 Μοναδικά χαρακτηριστικά
📍 Έλεγχος κανόνων: Το eScribe βοηθά να βεβαιωθείτε ότι όλα τα έγγραφα συσκέψεων, όπως οι ημερήσιες διατάξεις και τα πρακτικά, ακολουθούν τους νόμους και τους κανόνες που απαιτούνται για τις δημόσιες συσκέψεις.
Αυτό σημαίνει λιγότερο ανησυχία μήπως κάνετε λάθος με νομικά πράγματα.
📍 Ιστοσελίδα για όλους: Υπάρχει ένα ειδικό μέρος του eScribe που επιτρέπει σε οποιονδήποτε από το κοινό να δει τι συμβαίνει στις συσκέψεις. Μπορούν να ελέγξουν τις ατζέντες, να διαβάσουν πρακτικά ή να παρακολουθήσουν συσκέψεις ζωντανά.
Αυτό βοηθά τον δημόσιο τομέα να είναι πιο ανοιχτός και ενημερώνει τον κόσμο για το τι συμβαίνει.
📍 Παρακολούθηση εργασιών: Μετά από μια συνάντηση, το eScribe βοηθά να παρακολουθείτε τις εργασίες που αποφασίστηκαν.
Διασφαλίζει ότι τα πράγματα γίνονται και ενημερώνει όλους για την πρόοδο, κάτι που είναι εξαιρετικό για να παραμείνετε οργανωμένοι και διαφανείς.
📍 Εύκολη δημιουργία ατζέντας: Το eScribe έχει μια καταπληκτική λειτουργία που σας επιτρέπει να δημιουργείτε γρήγορα ατζέντα συσκέψεων χρησιμοποιώντας πρότυπα.
Αυτό εξοικονομεί χρόνο και διασφαλίζει ότι κάθε ατζέντα συνάντησης φαίνεται επαγγελματική και καλύπτει όλα τα απαραίτητα σημεία.
🪄 2 Πόντοι Βελτίωσης
📍 Καλύτερη χρήση κινητού: Το eScribe θα μπορούσε να βελτιώσει τον τρόπο λειτουργίας του σε τηλέφωνα και tablet. Σήμερα, ο καθένας χρησιμοποιεί τις κινητές συσκευές του για τα πάντα, επομένως η ύπαρξη μιας καλύτερης εφαρμογής θα διευκόλυνε πολύ τους ανθρώπους να χειρίζονται τις εργασίες τους στις συναντήσεις ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται.
Αυτό θα το έκανε πιο βολικό για τους χρήστες που είναι πάντα εν κινήσει.
📍 Εργασία με άλλες εφαρμογές: Το eScribe θα μπορούσε επίσης να βελτιωθεί στη συνεργασία με άλλο λογισμικό και εργαλεία που χρησιμοποιούν οι οργανισμοί.
Εάν μπορούσε να συνδεθεί πιο ομαλά με άλλες εφαρμογές που βοηθούν σε πράγματα όπως έργα, επικοινωνία και οργάνωση εργασίας, θα εξοικονομούσε χρόνο και θα διευκόλυνε τη δουλειά όλων.
Γρήγοροι σύνδεσμοι:
- 3 καλύτερες εναλλακτικές λύσεις ζουμ: Όχι άλλα φράγματα 40 λεπτών
- Οι 5 καλύτερες εταιρείες λογισμικού CRM που κυριαρχούν
Σύντροφος
Το Fellow είναι ένα κορυφαίο εργαλείο για τη διαχείριση συσκέψεων, επειδή έχει να κάνει με τη βελτίωση της ομαδικής εργασίας και τη διασφάλιση ότι όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν.
Αυτό που κάνει το Fellow να ξεχωρίζει είναι πώς επιτρέπει σε όλους να συμμετέχουν στον προγραμματισμό της συνάντησης, να κρατούν σημειώσεις μαζί σε πραγματικό χρόνο και να δίνουν σχόλια.
Αυτό σημαίνει ότι οι συναντήσεις είναι κάτι περισσότερο από απλή συζήτηση. είναι για όλους να συμμετέχουν και να κάνουν τα πράγματα να συμβούν.
Επιπλέον, το Fellow λειτουργεί καλά με τα εργαλεία που χρησιμοποιούν ήδη οι περισσότερες ομάδες, όπως ημερολόγια και εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων, επομένως είναι εξαιρετικά εύκολο να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε.
Ο απλός σχεδιασμός του, σε συνδυασμό με ισχυρούς τρόπους για τον καθορισμό στόχων και την παρακολούθηση της προόδου, καθιστά το Fellow το βασικό λογισμικό για ομάδες που θέλουν να βελτιώσουν τον τρόπο με τον οποίο συναντιούνται και συνεργάζονται.
📌 4 μοναδικά χαρακτηριστικά
📍 Σχεδιάστε μαζί: Πριν από μια συνάντηση, ο καθένας μπορεί να προσθέσει ό,τι θέλει να μιλήσει στην ημερήσια διάταξη. Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι όλα τα σημαντικά πράγματα καλύπτονται και όλοι γνωρίζουν τι να περιμένουν.
📍 Κρατήστε σημειώσεις μαζί: Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, τα άτομα μπορούν να κρατούν σημειώσεις στο ίδιο μέρος την ίδια στιγμή. Με αυτόν τον τρόπο, όλα τα κύρια σημεία, οι αποφάσεις και τα επόμενα βήματα αποθηκεύονται και είναι εύκολο να τα δουν όλοι.
📍 Αναθέστε Εργασίες: Στη συνάντηση, μπορείτε να αποφασίσετε ποιος πρέπει να κάνει τι και πότε. Ο Fellow παρακολουθεί αυτές τις εργασίες, επομένως δεν υπάρχει σύγχυση σχετικά με το ποιος κάνει τι και βοηθάει να βεβαιωθείτε ότι τα πράγματα γίνονται.
📍 Βοηθήστε ο ένας τον άλλον να γίνει καλύτερος: Μετά από συναντήσεις, οι άνθρωποι μπορούν να δώσουν ανατροφοδότηση ο ένας στον άλλο για το πώς τα πήγαν. Αυτό είναι εξαιρετικό για τη μάθηση και τη βελτίωση της συνεργασίας.
🪄 2 Πόντοι Βελτίωσης
📍 Διασκεδαστικά εργαλεία για συναντήσεις: Ο συνάδελφος θα μπορούσε να προσθέσει κάποιες διασκεδαστικές λειτουργίες, όπως γρήγορες δημοσκοπήσεις, ένα μέρος για να κάνετε ερωτήσεις ή έναν τρόπο να πετάξετε ιδέες που μπορούν να δουν και να προσθέσουν όλοι κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.
Αυτό θα έκανε τις συναντήσεις πιο ζωντανές και θα συμμετάσχει περισσότερους ανθρώπους, ειδικά όταν συναντώνται διαδικτυακά όπου είναι εύκολο να χάσεις την εστίαση.
📍 Επιλογές προσαρμογής: Οι χρήστες έχουν εκφράσει την επιθυμία για περισσότερες επιλογές προσαρμογής στο Fellow. Αυτό περιλαμβάνει μεγαλύτερη ευελιξία στη μορφοποίηση σημειώσεων συσκέψεων, προσαρμοσμένα πρότυπα για διαφορετικούς τύπους συσκέψεων και τη δυνατότητα βαθύτερης προσαρμογής ειδοποιήσεων και υπενθυμίσεων.
Η επέκταση αυτών των επιλογών θα επιτρέψει στις ομάδες να προσαρμόσουν το εργαλείο πιο κοντά στις συγκεκριμένες ροές εργασίας και τις προτιμήσεις τους.
Avoma
Το Avoma είναι ένα έξυπνο εργαλείο AI που πραγματικά λάμπει ως βοηθός συναντήσεων. Είναι σαν να έχεις έναν σούπερ βοηθό που ακούει τις συναντήσεις σου, γράφει ό,τι λέει ο καθένας και επιλέγει ακόμη και τα σημαντικά μέρη για σένα.
Το ωραίο με το Avoma είναι πώς μπορεί να κατανοήσει και να συνοψίσει τις συναντήσεις σας, δείχνοντάς σας τα κύρια σημεία και τι πρέπει να γίνει στη συνέχεια.
Λειτουργεί καλά με τις αγαπημένες σας εφαρμογές βιντεοκλήσεων, καθιστώντας το εξαιρετικά εύχρηστο για διαδικτυακές συσκέψεις.
Το Avoma είναι ιδανικό για ομάδες που θέλουν να κάνουν τις συναντήσεις τους πιο παραγωγικές και να φροντίσουν να μην χάνουν καμία σημαντική λεπτομέρεια.
📌 #4 Μοναδικά Χαρακτηριστικά
📍 Μεταγραφή με τροφοδοσία AI: Η Avoma ακούει τις συναντήσεις σας και καταγράφει όλα όσα λέγονται, ώστε να μην χρειάζεται να κρατάτε σημειώσεις. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να εστιάσετε περισσότερο στη συζήτηση και λιγότερο στο γράψιμο.
📍 Γρήγορες περιλήψεις: Μετά τη συνάντηση, το έξυπνο σύστημα της Avoma επιλέγει τα κύρια σημεία και τις ενέργειες που απαιτούνται, δίνοντάς σας μια σύντομη περίληψη.
Αυτό σας βοηθά να θυμάστε τα σημαντικά πράγματα χωρίς να χρειάζεται να διαβάσετε ξανά όλες τις σημειώσεις.
📍 Παρακολούθηση εργασιών: Η Avoma παρακολουθεί επίσης τις εργασίες που αναφέρονται στη συνάντηση, δείχνοντας ποιος πρέπει να κάνει τι και πώς πάει. Αυτό διασφαλίζει ότι τίποτα δεν θα ξεχαστεί.
📍 Συνάντηση Insights: Το Avoma εξετάζει πώς πάνε οι συναντήσεις σας και σας δίνει συμβουλές για το πώς να τις κάνετε καλύτερες, όπως να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο σε ορισμένα θέματα ή να εμπλακείτε περισσότερο.
🪄 2 Βελτιωτικοί Πόντοι
📍 Μάθετε τι σας αρέσει: Το Avoma θα μπορούσε να γίνει καλύτερο μαθαίνοντας από εσάς. Αν μπορούσατε να το πείτε πότε κάνει λάθη στις σημειώσεις ή να του δείξετε πώς σας αρέσουν οι περιλήψεις των συναντήσεών σας.
Το Avoma θα μπορούσε να αρχίσει να τα φτιάχνει όπως ακριβώς θέλετε, βελτιώνοντας με τον καιρό.
📍 Κάντε τις συναντήσεις πιο διασκεδαστικές: Το Avoma θα μπορούσε να προσθέσει λειτουργίες που κάνουν τις συναντήσεις πιο ζωντανές, όπως γρήγορες ψηφοφορίες ιδεών ή να αφήνει τους ανθρώπους να επισημαίνουν σημαντικά πράγματα καθώς συμβαίνει.
Αυτό θα έκανε τις συναντήσεις πιο ενδιαφέρουσες και θα βοηθούσε την Avoma να πάρει και να τονίσει αυτά τα διασκεδαστικά μέρη στις σημειώσεις της συνάντησης.
💡 Κορυφαίες 5 συμβουλές για την επιλογή του λογισμικού διαχείρισης της ιδανικής συνάντησης
📍 Αξιολογήστε τις ειδικές ανάγκες της ομάδας σας
Ξεκινήστε κατανοώντας τις συγκεκριμένες προκλήσεις και απαιτήσεις που αντιμετωπίζει η ομάδα σας στις συναντήσεις. Χρειάζεστε καλύτερο προγραμματισμό, αυτοματοποιημένη λήψη λεπτών ή πιο ελκυστικά εργαλεία συνεργασίας;
Ο προσδιορισμός των πρωταρχικών σας αναγκών θα σας βοηθήσει να περιορίσετε τις επιλογές σας σε λογισμικό που προσφέρει τις σωστές δυνατότητες.
📍 Αναζητήστε δυνατότητες ενσωμάτωσης
Επιλέξτε λογισμικό που ενσωματώνεται άψογα με τα άλλα εργαλεία που χρησιμοποιεί καθημερινά η ομάδα σας, όπως email, ημερολόγια, εφαρμογές διαχείρισης έργων και πλατφόρμες επικοινωνίας.
Αυτή η ενσωμάτωση ελαχιστοποιεί την ανάγκη εναλλαγής μεταξύ εφαρμογών, βελτιστοποιώντας τη ροή εργασίας σας.
📍 Αξιολογήστε την ευκολία χρήσης
Ένα εργαλείο είναι τόσο καλό όσο το ποσοστό υιοθέτησής του από την ομάδα σας. Επιλέξτε λογισμικό με φιλική προς το χρήστη διεπαφή στην οποία τα μέλη της ομάδας σας μπορούν να πλοηγηθούν εύκολα.
Εξετάστε το λογισμικό που προσφέρει μια δοκιμαστική περίοδο, ώστε να μπορείτε να δοκιμάσετε τη χρηστικότητά του και πόσο καλά ταιριάζει με τη ροή εργασίας της ομάδας σας.
📍 Ελέγξτε για επεκτασιμότητα
Καθώς η ομάδα ή ο οργανισμός σας μεγαλώνει, οι ανάγκες διαχείρισης συναντήσεων θα εξελίσσονται. Επιλέξτε λογισμικό που μπορεί να κλιμακωθεί ανάλογα με την ανάπτυξή σας, φιλοξενώντας περισσότερους χρήστες, συσκέψεις και δεδομένα χωρίς σημαντική πτώση στην απόδοση ή να απαιτεί δαπανηρή αναβάθμιση.
📍 Εξετάστε την ασφάλεια και τη συμμόρφωση
Ιδιαίτερα σημαντικό για ομάδες σε ρυθμιζόμενες βιομηχανίες, προκειμένου να διασφαλίσουν ότι το λογισμικό συμμορφώνεται με τους σχετικούς κανονισμούς προστασίας δεδομένων και προσφέρει ισχυρά χαρακτηριστικά ασφαλείας για την προστασία των πληροφοριών της σύσκεψής σας και τυχόν ευαίσθητων δεδομένων που συζητούνται.
🔥 Κατώτατη γραμμή
Το 2024, το λογισμικό διαχείρισης συσκέψεων έχει κάνει την οργάνωση και τη λειτουργία συσκέψεων εξαιρετικά εύκολη. Χρησιμοποιεί έξυπνη τεχνολογία για να προγραμματίζει συσκέψεις, να κρατά σημειώσεις και να παρακολουθεί τις εργασίες αυτόματα.
Αυτό βοηθά όλους να συνεργάζονται καλύτερα, ειδικά όταν δεν βρίσκονται στο ίδιο μέρος. Το λογισμικό συνδέεται με άλλα εργαλεία εργασίας, καθιστώντας τα πάντα πιο αποτελεσματικά.
Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για ομάδες που εργάζονται εξ αποστάσεως, διασφαλίζοντας ότι όλοι παραμένουν συγχρονισμένοι. Κοιτάζοντας το μέλλον, οι νέες τεχνολογίες όπως η εικονική πραγματικότητα μπορεί να κάνουν τις συναντήσεις ακόμα πιο διαδραστικές.
Συνολικά, αυτό το λογισμικό βοηθάει πολύ στο να γίνονται οι συναντήσεις περισσότερο για τη λήψη αποφάσεων και λιγότερο για την ταλαιπωρία του προγραμματισμού τους.
