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Haben Sie sich jemals in chaotischen Besprechungen, durcheinandergebrachten Notizen und zu vielen E-Mails verloren gefühlt?
Du bist nicht der Einzige. Das Geheimnis besserer und besser organisierter Meetings? 🤝
Die richtige Software. Willkommen in der Welt der Meeting-Management-Software – sie ist dazu da, Ihre Meetings einfach, organisiert und jede Minute wert zu gestalten. 👨💻
Lassen Sie uns die besten Optionen erkunden, die Ihr Meeting-Chaos in Ruhe verwandeln. 🔎
Die 5 am besten bewerteten effektiven Team-Meetings-Management-Software?
ZohoOne
Zoho One ist ein großartiges Tool zum Einrichten von Webinaren und Online-Meetings Zoho. Es bietet viel mehr als nur die Unterstützung bei der Planung von Besprechungen. Sie können damit an einem einfachen Ort per Video-Chat chatten, Nachrichten in Echtzeit senden und den Überblick über Aufgaben behalten.
Was es zur besten Wahl macht, ist, dass es Ihnen viele Funktionen bietet, ohne kompliziert zu sein. Sie können Ihre Webinare und Meetings ganz einfach durchführen, daran teilnehmen und sie nachverfolgen.
Außerdem ist es wirklich gut im Umgang mit Ihren Gästen, beim Teilen von Inhalten bei Meetings und beim Sicherstellen, dass jeder mitmachen kann.
Aus diesem Grund ist Zoho One ein Favorit für Unternehmen, die ihre Meetings besser und einfacher gestalten möchten.
📌 #4 einzigartige Funktionen
📍 Alles an einem Ort: Zoho One eignet sich nicht nur für Meetings oder Webinare; Es ist wie ein großer Werkzeugkasten mit über 40 Werkzeugen darin.
Sie können viel mehr tun, als nur Besprechungen zu planen. Sie können auch E-Mails bearbeiten, Projekte verwalten und den Überblick über Ihre Kunden behalten – alles an einem Ort.
Das macht alles einfacher, da Sie nicht zwischen verschiedenen Apps wechseln müssen.
📍 Machen Sie die Dinge automatisch: Sie können Zoho One so einrichten, dass es Dinge für Sie erledigt, z. B. Dankes-E-Mails nach einem Meeting verschickt oder andere daran erinnert, wann es Zeit für ein Treffen ist.
Sie können diese Einstellungen ändern, um genau das zu tun, was Sie benötigen, und so viel Zeit sparen.
📍 Lernen Sie aus Ihren Meetings: Zoho One kann genau beobachten, wie sich Ihre Meetings und Webinare entwickeln. Darin erfahren Sie nicht nur, wie viele Leute gekommen sind, sondern auch, wie interessiert sie waren und was sie dachten.
Dies hilft Ihnen zu verstehen, was am besten funktioniert und wie Sie Ihre Meetings noch besser machen können.
📍 Zia, Ihre KI-Helferin: Zoho One wird mit Zia geliefert, einer KI-Assistentin. Zia kann Ihnen dabei helfen, den besten Zeitpunkt für Ihr Meeting auszuwählen, Sie und andere daran zu erinnern und sogar zusammenzufassen, was besprochen wurde.
Zia kann sich auch Ihre Daten ansehen und Ihnen Tipps zur Verbesserung Ihrer Meetings geben.
🪄 2 Verbesserungspunkte
📍 Die Verwendung kann schwierig sein: Da Zoho One über so viele Funktionen und Tools verfügt, kann es für Leute, die neu darin sind oder nicht sehr technisch versiert sind, etwas verwirrend sein.
Wenn es einfacher zu verstehen und einfacher zu nutzen wäre, könnten mehr Menschen all die coolen Dinge genießen, die es kann. Eine einfachere Möglichkeit, den Leuten zu zeigen, wie man es benutzt, wäre eine große Hilfe.
📍 Arbeiten mit anderen Apps: Obwohl Zoho One eine Menge leistet, funktioniert es nicht immer gut mit anderen Apps oder Tools, die Unternehmen nutzen könnten.
Wenn es einfacher wäre, Zoho One mit anderen beliebten Apps zu verbinden, wäre es für Unternehmen nützlicher, die eine Mischung verschiedener Tools verwenden.
Eine einfachere Zusammenarbeit mit anderen Apps könnte viele Menschen glücklicher machen.
eScribe
eScribe ist eine erstklassige Software für den öffentlichen Sektor, die dabei hilft, Besprechungen einfacher zu verwalten, den Papierkram zu reduzieren und die Dinge für alle klarer zu machen.
Was eScribe wirklich auszeichnet, ist, wie gut es versteht, was öffentliche Organisationen brauchen.
Es verfügt über spezielle Tools zum Erstellen von Tagesordnungen, zum Verfassen von Sitzungsprotokollen und zum Verfolgen von Aufgaben, die alle darauf ausgelegt sind, die für öffentliche Sitzungen erforderlichen Regeln und Offenheit zu erfüllen.
eScribe macht es auch für Personen außerhalb der Organisation einfach, zu sehen, was in Besprechungen passiert, und trägt so dazu bei, dass der öffentliche Sektor offener und verantwortungsbewusster wird.
Seine benutzerfreundliche Einrichtung und die Möglichkeit, Meetings live oder als Aufzeichnung zu teilen, machen es zu einem Favoriten für öffentliche Gruppen, die effizienter arbeiten und sich besser mit der Community vernetzen möchten.
#4 Einzigartige Funktionen
📍 Regelprüfer: Mit eScribe stellen Sie sicher, dass alle Sitzungsdokumente, wie Tagesordnungen und Protokolle, den für öffentliche Sitzungen erforderlichen Gesetzen und Regeln entsprechen.
Das bedeutet, dass Sie sich weniger Sorgen darüber machen müssen, bei juristischen Dingen einen Fehler zu machen.
📍 Website für alle: Es gibt einen speziellen Teil von eScribe, der es jedem aus der Öffentlichkeit ermöglicht, zu sehen, was in Besprechungen vor sich geht. Sie können Tagesordnungen einsehen, Protokolle lesen oder Besprechungen live verfolgen.
Dies trägt dazu bei, dass der öffentliche Sektor offener wird und die Menschen wissen, was passiert.
📍 Den Überblick über Aufgaben behalten: Nach einem Meeting hilft eScribe dabei, die beschlossenen Aufgaben im Blick zu behalten.
Es stellt sicher, dass die Dinge erledigt werden, und informiert alle über den Fortschritt, was sich hervorragend dazu eignet, organisiert und transparent zu bleiben.
📍 Einfache Agendaerstellung: eScribe verfügt über eine coole Funktion, mit der Sie mithilfe von Vorlagen schnell Besprechungspläne erstellen können.
Das spart Zeit und stellt sicher, dass jede Besprechungsagenda professionell aussieht und alle notwendigen Punkte abdeckt.
🪄 2 Verbesserungspunkte
📍 Bessere mobile Nutzung: eScribe könnte die Funktionsweise auf Telefonen und Tablets verbessern. Heutzutage nutzt jeder seine mobilen Geräte für alles. Eine bessere App würde es den Teilnehmern also viel einfacher machen, ihre Besprechungsaufgaben zu erledigen, egal wo sie sich befinden.
Dies würde den Komfort für Benutzer erhöhen, die ständig unterwegs sind.
📍 Arbeiten mit anderen Apps: eScribe könnte auch besser mit anderer Software und Tools zusammenarbeiten, die Unternehmen verwenden.
Wenn es sich reibungsloser mit anderen Apps verbinden ließe, die bei Dingen wie Projekten, Kommunikation und Arbeitsorganisation helfen, würde das Zeit sparen und die Arbeit aller erleichtern.
Schnelle Links:
- Die 3 besten Zoom-Alternativen: Keine 40-Minuten-Hürde mehr
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Fellow
Fellow ist ein erstklassiges Tool für die Verwaltung von Besprechungen, da es darum geht, die Teamarbeit zu verbessern und sicherzustellen, dass jeder weiß, was er tun muss.
Das Besondere an Fellow ist, dass sich jeder an der Planung des Meetings beteiligen, in Echtzeit gemeinsam Notizen machen und Feedback geben kann.
Das bedeutet, dass Meetings mehr sind als nur Gespräche; Es geht darum, dass jeder mitmacht und etwas bewegt.
Darüber hinaus funktioniert Fellow gut mit den Tools, die die meisten Teams bereits verwenden, wie Kalender und Messaging-Apps, sodass der Einstieg ganz einfach ist.
Sein einfaches Design, kombiniert mit leistungsstarken Möglichkeiten, Ziele zu setzen und den Fortschritt zu verfolgen, macht Fellow zur Software der Wahl für Teams, die die Art und Weise, wie sie sich treffen und zusammenarbeiten, verbessern möchten.
📌 4 einzigartige Funktionen
📍 Gemeinsam planen: Vor einer Besprechung kann jeder das, worüber er sprechen möchte, auf die Tagesordnung setzen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle wichtigen Dinge abgedeckt sind und jeder weiß, was ihn erwartet.
📍 Machen Sie sich gemeinsam Notizen: Während des Meetings können Personen zur gleichen Zeit am selben Ort Notizen machen. Auf diese Weise sind alle wichtigen Punkte, Entscheidungen und nächsten Schritte gespeichert und für jeden leicht einsehbar.
📍 Aufgaben zuweisen: Im Meeting können Sie entscheiden, wer was bis wann erledigen muss. Fellow behält den Überblick über diese Aufgaben, sodass keine Verwirrung darüber entsteht, wer was tut, und es hilft sicherzustellen, dass die Dinge erledigt werden.
📍 Helfen Sie sich gegenseitig, besser zu werden: Nach Besprechungen können sich die Teilnehmer gegenseitig Feedback zu ihrer Leistung geben. Das ist großartig, um zu lernen und die Zusammenarbeit zu verbessern.
🪄 2 Verbesserungspunkte
📍 Unterhaltsame Tools für Meetings: Fellow könnte einige unterhaltsame Funktionen hinzufügen, wie schnelle Umfragen, einen Ort zum Stellen von Fragen oder eine Möglichkeit, Ideen vorzubringen, die jeder während des Meetings sehen und ergänzen kann.
Dies würde Meetings lebendiger machen und mehr Menschen einbeziehen, insbesondere bei Online-Meetings, bei denen man leicht den Fokus verliert.
📍 Individuelle Anpassungsoptionen: Benutzer haben den Wunsch nach mehr Anpassungsoptionen innerhalb von Fellow geäußert. Dazu gehören mehr Flexibilität bei der Formatierung von Besprechungsnotizen, benutzerdefinierte Vorlagen für verschiedene Arten von Besprechungen und die Möglichkeit, Benachrichtigungen und Erinnerungen umfassender anzupassen.
Durch die Erweiterung dieser Optionen könnten Teams das Tool besser an ihre spezifischen Arbeitsabläufe und Vorlieben anpassen.
Avoma
Avoma ist ein intelligentes KI-Tool, das als Meeting-Helfer wirklich glänzt. Es ist, als hätten Sie einen Superassistenten, der Ihren Besprechungen zuhört, aufschreibt, was alle sagen, und sogar die wichtigen Teile für Sie heraussucht.
Das Coole an Avoma ist, dass es Ihre Besprechungen verstehen und zusammenfassen kann und Ihnen die wichtigsten Punkte und die als nächstes zu tunden Schritte zeigt.
Es funktioniert gut mit Ihren bevorzugten Videoanruf-Apps und ist daher besonders praktisch für Online-Meetings.
Avoma ist perfekt für Teams, die ihre Meetings produktiver gestalten und sicherstellen möchten, dass ihnen keine wichtigen Details entgehen.
📌 #4 einzigartige Funktionen
📍 KI-gestützte Transkription: Avoma hört sich Ihre Besprechungen an und schreibt alles auf, was gesagt wird, sodass Sie sich keine Notizen machen müssen. Das bedeutet, dass Sie sich mehr auf die Diskussion und weniger auf das Schreiben konzentrieren können.
📍 Kurze Zusammenfassungen: Nach der Besprechung wählt das intelligente System von Avoma die wichtigsten Punkte und erforderlichen Maßnahmen aus und gibt Ihnen eine kurze Zusammenfassung.
Dies hilft Ihnen, sich an wichtige Dinge zu erinnern, ohne alle Notizen noch einmal durchgehen zu müssen.
📍 Den Überblick über Aufgaben behalten: Avoma behält auch die im Meeting genannten Aufgaben im Auge und zeigt, wer was zu erledigen hat und wie es läuft. So stellen Sie sicher, dass nichts vergessen wird.
📍 Meeting-Einblicke: Avoma schaut sich den Verlauf Ihrer Meetings an und gibt Ihnen Tipps, wie Sie diese verbessern können, indem Sie beispielsweise weniger Zeit auf bestimmte Themen verwenden oder alle stärker einbeziehen.
🪄 2 Verbesserungspunkte
📍 Lernen Sie, was Ihnen gefällt: Avoma könnte besser werden, wenn es von Ihnen lernt. Wenn Sie ihm sagen könnten, wenn er Fehler in Notizen macht, oder ihm zeigen könnten, wie Ihnen Ihre Besprechungszusammenfassungen gefallen.
Avoma könnte damit beginnen, sie genau nach Ihren Wünschen herzustellen und mit der Zeit immer besser zu werden.
📍 Machen Sie Meetings unterhaltsamer: Avoma könnte Funktionen hinzufügen, die Besprechungen lebendiger machen, wie schnelle Abstimmungen über Ideen oder die Möglichkeit, dass andere auf wichtige Dinge hinweisen, während sie passieren.
Dies würde Meetings interessanter machen und Avoma dabei helfen, diese unterhaltsamen Teile in den Meeting-Notizen aufzugreifen und hervorzuheben.
💡 Die 5 besten Tipps zur Auswahl der idealen Meeting-Management-Software
📍 Bewerten Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams
Beginnen Sie damit, die spezifischen Herausforderungen und Anforderungen zu verstehen, denen Ihr Team bei Besprechungen gegenübersteht. Benötigen Sie eine bessere Terminplanung, automatisierte Protokollierung oder ansprechendere Tools für die Zusammenarbeit?
Wenn Sie Ihre primären Anforderungen ermitteln, können Sie Ihre Optionen auf Software eingrenzen, die die richtigen Funktionen bietet.
📍 Suchen Sie nach Integrationsmöglichkeiten
Wählen Sie Software, die sich nahtlos in die anderen Tools integrieren lässt, die Ihr Team täglich verwendet, wie E-Mail, Kalender, Projektmanagement-Apps und Kommunikationsplattformen.
Diese Integration minimiert die Notwendigkeit, zwischen Apps zu wechseln, und optimiert so Ihren Arbeitsablauf.
📍Bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit
Ein Tool ist nur so gut wie seine Akzeptanzrate in Ihrem Team. Entscheiden Sie sich für Software mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, in der Ihre Teammitglieder problemlos navigieren können.
Ziehen Sie eine Software in Betracht, die eine Testphase bietet, damit Sie ihre Benutzerfreundlichkeit testen und prüfen können, wie gut sie in den Arbeitsablauf Ihres Teams passt.
📍Prüfen Sie die Skalierbarkeit
Wenn Ihr Team oder Ihre Organisation wächst, ändern sich auch Ihre Anforderungen an das Meeting-Management. Wählen Sie Software aus, die mit Ihrem Wachstum mitwachsen kann und mehr Benutzer, Besprechungen und Daten unterstützt, ohne dass es zu erheblichen Leistungseinbußen kommt oder ein kostspieliges Upgrade erforderlich ist.
📍 Berücksichtigen Sie Sicherheit und Compliance
Besonders wichtig für Teams in regulierten Branchen ist es, sicherzustellen, dass die Software den relevanten Datenschutzbestimmungen entspricht und robuste Sicherheitsfunktionen bietet, um Ihre Besprechungsinformationen und alle besprochenen sensiblen Daten zu schützen.
🔥 Fazit
Im Jahr 2024 hat Meeting-Management-Software die Organisation und Durchführung von Meetings ganz einfach gemacht. Es nutzt intelligente Technologie, um Besprechungen zu planen, Notizen zu machen und Aufgaben automatisch zu verfolgen.
Dies hilft allen, besser zusammenzuarbeiten, insbesondere wenn sie nicht am selben Ort sind. Die Software verbindet sich mit anderen Arbeitstools und macht alles effizienter.
Dies ist besonders nützlich für Teams, die remote arbeiten, und stellt sicher, dass alle synchron bleiben. Künftig könnten neue Technologien wie Virtual Reality Meetings noch interaktiver machen.
Insgesamt ist diese Software eine große Hilfe dabei, dass es bei Besprechungen mehr um das Treffen von Entscheidungen und weniger um den Aufwand für deren Planung geht.
