Съдържание
Чувствали ли сте се някога изгубени в объркани срещи, объркани бележки и твърде много имейли?
Ти не си единствен. Тайната на по-добрите, по-организирани срещи? 🤝
Правилният софтуер. Добре дошли в света на софтуера за управление на срещи – той е тук, за да направи вашите срещи лесни, организирани и заслужаващи всяка минута. 👨💻
Нека разгледаме най-добрите решения, които ще превърнат хаоса на срещата ви в спокойствие. 🔎
5 най-високо оценени ефективни софтуера за управление на екипни срещи?
ZohoOne
Zoho One е чудесен инструмент за организиране на уебинари и онлайн срещи От Zoho. Той прави много повече от просто да ви помага да планирате срещи; позволява ви видео чат, изпращане на съобщения в реално време и проследяване на задачите на едно лесно място.
Това, което го прави най-добрият избор, е как ви дава много функции, без да е сложно. Можете лесно да изпълнявате, да се присъединявате и да проследявате своите уебинари и срещи.
Освен това е наистина добър при обслужването на вашите гости, споделянето на неща по време на срещи и гарантирането, че всеки може да се присъедини.
Ето защо Zoho One е предпочитан за фирми, които искат да направят своите срещи по-добри и по-лесни.
📌 #4 Уникални функции
📍 Всичко на едно място: Zoho One не е само за срещи или уебинари; това е като голяма кутия с инструменти с над 40 инструмента вътре.
Можете да направите много повече от просто да планирате срещи. Можете също така да обработвате имейли, да управлявате проекти и да следите клиентите си на едно място.
Това прави всичко по-лесно, защото не е необходимо да превключвате между различни приложения.
📍 Направете нещата автоматични: Можете да настроите Zoho One да прави неща вместо вас, като изпращане на благодарствени имейли след среща или напомняне на хората, когато е време за среща.
Можете да промените тези настройки, за да правите точно това, от което се нуждаете, спестявайки много време.
📍 Учете се от вашите срещи: Zoho Човек може да погледне отблизо как се справят вашите срещи и уебинари. Той ви казва не само колко хора са се появили, но и колко са били заинтересовани и какво са мислили.
Това ви помага да разберете какво работи най-добре и как да направите вашите срещи още по-добри.
📍 Зия, вашият AI помощник: Zoho One идва със Zia, AI асистент. Зия може да ви помогне да изберете най-доброто време за вашата среща, да напомни на вас и другите за нея и дори да обобщи обсъденото.
Zia може също да разгледа вашите данни и да ви даде съвети за подобряване на вашите срещи.
🪄 2 точки за подобрение
📍 Използването му може да бъде трудно: Тъй като Zoho One има толкова много функции и инструменти, може да бъде малко объркващо за хора, които са нови в него или не са много запознати с технологиите.
Ако беше по-лесно за разбиране и започване на използване, повече хора биха могли да се насладят на всички страхотни неща, които може да направи. Един по-прост начин да се покаже на хората как да го използват би бил от голяма полза.
📍 Работа с други приложения: Въпреки че Zoho One прави много, не винаги работи добре с други приложения или инструменти, които бизнесът може да използва.
Ако беше по-лесно да свържете Zoho One с други популярни приложения там, щеше да е по-полезно за фирми, които използват комбинация от различни инструменти.
Улесняването на работата с други приложения може да направи много хора по-щастливи.
eScribe
eScribe е първокласен софтуер, създаден за публичния сектор, за да помогне за по-лесното управление на срещите, за намаляване на документацията и за по-ясни неща за всички.
Това, което прави eScribe наистина да се откроява, е колко добре разбира от какво се нуждаят обществените организации.
Той разполага със специални инструменти за съставяне на дневен ред, писане на протоколи от срещи и следене на задачи, всички проектирани да отговарят на правилата и откритостта, необходими за публични срещи.
eScribe също улеснява хората извън организацията да виждат какво се случва на срещите, като помага на публичния сектор да бъде по-открит и отговорен.
Неговата лесна за използване настройка и възможност за споделяне на срещи на живо или като записи го правят предпочитан за обществени групи, които искат да работят по-ефективно и да се свързват по-добре с общността.
#4 Уникални функции
📍 Проверка на правилата: eScribe помага да се уверите, че всички документи за срещи, като дневен ред и протоколи, следват законите и правилата, необходими за публични срещи.
Това означава по-малко притеснения за допускане на грешка с правни неща.
📍 Уебсайт за всеки: Има специална част от eScribe, която позволява на всеки от обществеността да вижда какво се случва на срещите. Те могат да проверяват дневния ред, да четат протоколи или да гледат срещи на живо.
Това помага на публичния сектор да бъде по-отворен и позволява на хората да знаят какво се случва.
📍 Проследяване на задачите: След среща eScribe помага да се следят задачите, за които е взето решение.
Той гарантира, че нещата се изпълняват и позволява на всички да знаят напредъка, което е чудесно за поддържане на организираност и прозрачност.
📍 Лесно създаване на дневен ред: eScribe има страхотна функция, която ви позволява бързо да създавате дневен ред за срещи с помощта на шаблони.
Това спестява време и гарантира, че дневният ред на всяка среща изглежда професионално и обхваща всички необходими точки.
🪄 2 точки за подобрение
📍 По-добро мобилно използване: eScribe може да подобри начина, по който работи на телефони и таблети. В днешно време всеки използва мобилните си устройства за всичко, така че наличието на по-добро приложение би улеснило много хората да се справят със задачите си за срещи, независимо къде се намират.
Това би го направило по-удобно за потребители, които са винаги в движение.
📍 Работа с други приложения: eScribe също може да се подобри в работата с друг софтуер и инструменти, които организациите използват.
Ако можеше да се свързва по-гладко с други приложения, които помагат с неща като проекти, комуникация и организиране на работа, това би спестило време и би улеснило работата на всички.
Бързи връзки:
- 3 най-добри алтернативи за мащабиране: Без повече 40-минутна бариера
- 5 най-добри CRM софтуерни компании, които доминират
Колега
Fellow е първокласен инструмент за управление на срещи, защото всичко е свързано с подобряване на екипната работа и гарантиране, че всеки знае какво трябва да направи.
Това, което отличава Fellow, е как позволява на всеки да се включи в планирането на срещата, водене на бележки заедно в реално време и даване на обратна връзка.
Това означава, че срещите са повече от просто разговори; те са за това, че всеки се включва и кара нещата да се случват.
Освен това Fellow работи добре с инструментите, които повечето екипи вече използват, като календари и приложения за съобщения, така че е супер лесно да започнете да използвате.
Неговият прост дизайн, съчетан с мощни начини за поставяне на цели и проследяване на напредъка, прави Fellow предпочитания софтуер за екипи, които искат да подобрят начина, по който се срещат и работят заедно.
📌 4 уникални функции
📍 Планирайте заедно: Преди среща всеки може да добави това, за което иска да говори към дневния ред. Това помага да се гарантира, че всички важни неща са обхванати и всеки знае какво да очаква.
📍 Водете бележки заедно: По време на срещата хората могат да водят бележки на едно и също място по едно и също време. По този начин всички основни моменти, решения и следващи стъпки са запазени и лесни за виждане от всички.
📍 Възлагане на задачи: На срещата можете да решите кой какво трябва да направи и до кога. Fellow следи тези задачи, така че няма объркване относно това кой какво прави и това помага да се уверите, че нещата се изпълняват.
📍 Помогнете си един на друг да станем по-добри: След срещи хората могат да дават обратна връзка един на друг за това как са се справили. Това е страхотно за учене и подобряване на работата заедно.
🪄 2 точки за подобрение
📍 Забавни инструменти за срещи: Fellow може да добави някои забавни функции като бързи анкети, място за задаване на въпроси или начин за изхвърляне на идеи, които всеки може да види и добави по време на срещата.
Това ще направи срещите по-оживени и ще привлече повече хора, особено когато се срещате онлайн, където е лесно да загубите фокус.
📍 Опции за персонализиране: Потребителите са изразили желание за повече опции за персонализиране в Fellow. Това включва повече гъвкавост при форматиране на бележки от срещи, персонализирани шаблони за различни типове срещи и възможност за по-дълбоко персонализиране на известия и напомняния.
Разширяването на тези опции би позволило на екипите да приспособят инструмента по-точно към техните специфични работни процеси и предпочитания.
Авома
Avoma е интелигентен AI инструмент, който наистина блести като помощник при срещи. Това е като да имате супер асистент, който слуша вашите срещи, записва какво казват всички и дори избира важните части вместо вас.
Страхотното в Avoma е как може да разбира и обобщава вашите срещи, като ви показва основните точки и какво трябва да се направи след това.
Работи добре с любимите ви приложения за видео разговори, което го прави изключително удобен за онлайн срещи.
Avoma е идеален за екипи, които искат да направят своите срещи по-продуктивни и да се уверят, че няма да пропуснат важни подробности.
📌 #4 Уникални функции
📍 Задвижвана от AI транскрипция: Avoma слуша вашите срещи и записва всичко казано, така че не е нужно да си водите бележки. Това означава, че можете да се съсредоточите повече върху дискусията и по-малко върху писането.
📍 Бързи резюмета: След срещата интелигентната система на Avoma избира основните точки и необходимите действия, като ви дава кратко резюме.
Това ви помага да запомните важните неща, без да се налага да преглеждате отново всички бележки.
📍 Проследяване на задачите: Avoma също следи задачите, споменати в срещата, показвайки кой какво трябва да направи и как върви. Това гарантира, че нищо няма да бъде забравено.
📍 Прозрения за срещи: Avoma разглежда как протичат вашите срещи и ви дава съвети как да ги направите по-добри, като например да отделяте по-малко време за определени теми или да ангажирате всички повече.
🪄 2 точки за подобрения
📍 Научете каквото харесвате: Avoma може да се подобри, като се учи от вас. Ако можете да му кажете, когато прави грешки в бележките или да му покажете как харесвате резюметата на вашите срещи.
Avoma може да започне да ги прави точно по начина, по който искате, като става все по-добър с времето.
📍 Направете срещите по-забавни: Avoma може да добави функции, които правят срещите по-оживени, като бързо гласуване на идеи или позволяване на хората да посочват важни неща, докато се случват.
Това би направило срещите по-интересни и би помогнало на Avoma да вземе и подчертае тези забавни части в бележките за срещата.
💡 Топ 5 съвета за избор на идеалния софтуер за управление на срещи
📍 Оценете специфичните нужди на вашия екип
Започнете, като разберете конкретните предизвикателства и изисквания, пред които е изправен вашият екип по време на срещите. Имате ли нужда от по-добро планиране, автоматизирано записване на минути или по-ангажиращи инструменти за сътрудничество?
Идентифицирането на основните ви нужди ще ви помогне да стесните възможностите си до софтуер, който предлага правилните функции.
📍 Потърсете възможности за интеграция
Изберете софтуер, който се интегрира безпроблемно с другите инструменти, които вашият екип използва ежедневно, като имейли, календари, приложения за управление на проекти и комуникационни платформи.
Тази интеграция минимизира необходимостта от превключване между приложения, рационализирайки работния ви процес.
📍 Оценете лекотата на използване
Един инструмент е толкова добър, колкото степента му на приемане сред вашия екип. Изберете софтуер с удобен за потребителя интерфейс, в който членовете на вашия екип могат лесно да навигират.
Помислете за софтуер, който предлага пробен период, за да можете да тествате неговата използваемост и колко добре се вписва в работния процес на вашия екип.
📍 Проверете за мащабируемост
С нарастването на вашия екип или организация нуждите ви от управление на срещи ще се развиват. Изберете софтуер, който може да се мащабира с вашия растеж, като побира повече потребители, срещи и данни без значителен спад в производителността или изискване на скъпо надграждане.
📍 Помислете за сигурността и съответствието
Особено важно за екипи в регулирани индустрии, за да се гарантира, че софтуерът отговаря на съответните разпоредби за защита на данните и предлага стабилни функции за сигурност за защита на информацията за вашите срещи и всички обсъждани чувствителни данни.
🔥 Долната линия
През 2024 г. софтуерът за управление на срещи направи организирането и провеждането на срещи супер лесни. Той използва интелигентни технологии, за да планира срещи, да си води бележки и да проследява автоматично задачите.
Това помага на всички да работят по-добре заедно, особено когато не са на едно и също място. Софтуерът се свързва с други работни инструменти, което прави всичко по-ефективно.
Това е особено полезно за екипи, които работят отдалечено, като гарантират, че всички остават в синхрон. В бъдеще новите технологии като виртуалната реалност могат да направят срещите още по-интерактивни.
Като цяло, този софтуер е голяма помощ за провеждането на срещи, свързани с вземането на решения и по-малко с караницата по планирането им.
