المحتويات
هل شعرت يومًا بالضياع في الاجتماعات الفوضوية والملاحظات المختلطة وعدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني؟
أنت لست الوحيد. سر اجتماعات أفضل وأكثر تنظيما؟ 🤝
البرنامج المناسب. مرحبًا بك في عالم برامج إدارة الاجتماعات - فهو هنا لجعل اجتماعاتك سهلة، منظمة، وتستحق كل دقيقة. 👨💻
دعنا نستكشف أفضل الخيارات التي ستحول فوضى اجتماعك إلى هدوء. 🔎
5 برامج إدارة اجتماعات الفريق الفعالة الأعلى تقييمًا؟
ZohoOne
تُعد Zoho One أداة رائعة لإعداد ندوات عبر الإنترنت واجتماعات عبر الإنترنت زوهو. إنه يفعل أكثر بكثير من مجرد مساعدتك في جدولة الاجتماعات؛ فهو يتيح لك الدردشة المرئية وإرسال الرسائل في الوقت الفعلي وتتبع المهام، كل ذلك في مكان واحد سهل.
ما يجعله الخيار الأفضل هو أنه يوفر لك الكثير من الميزات دون تعقيد. يمكنك بسهولة تشغيل الندوات والاجتماعات عبر الإنترنت والانضمام إليها ومتابعتها.
بالإضافة إلى ذلك، فهو جيد حقًا في التعامل مع ضيوفك، ومشاركة الأشياء أثناء الاجتماعات، والتأكد من إمكانية انضمام الجميع إليها.
ولهذا السبب يعد Zoho One الخيار المفضل للشركات التي ترغب في جعل اجتماعاتها أفضل وأبسط.
📌 #4 ميزات فريدة
📍 كل شيء في مكان واحد: Zoho One ليس مخصصًا للاجتماعات أو الندوات عبر الإنترنت فقط؛ إنه يشبه صندوق أدوات كبير يحتوي على أكثر من 40 أداة بداخله.
يمكنك القيام بأكثر من مجرد جدولة الاجتماعات. يمكنك أيضًا التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني وإدارة المشاريع وتتبع عملائك، كل ذلك في مكان واحد.
وهذا يجعل كل شيء أسهل لأنه لا يتعين عليك التبديل بين التطبيقات المختلفة.
📍 جعل الأمور تلقائية: يمكنك إعداد Zoho One للقيام بأشياء نيابةً عنك، مثل إرسال رسائل شكر عبر البريد الإلكتروني بعد الاجتماع أو تذكير الأشخاص عندما يحين وقت الاجتماع.
يمكنك تغيير هذه الإعدادات للقيام بما تحتاجه بالضبط، مما يوفر لك الكثير من الوقت.
📍 تعلم من اجتماعاتك: يمكن لـ Zoho One الاطلاع عن كثب على كيفية سير اجتماعاتك وندواتك عبر الإنترنت. إنه لا يخبرك فقط بعدد الأشخاص الذين حضروا، ولكن أيضًا مدى اهتمامهم وما يفكرون فيه.
يساعدك هذا على فهم ما هو الأفضل وكيفية جعل اجتماعاتك أفضل.
📍 Zia، مساعد الذكاء الاصطناعي الخاص بك: يأتي Zoho One مع Zia، مساعد الذكاء الاصطناعي. يمكن أن تساعدك Zia في اختيار أفضل وقت لاجتماعك، وتذكيرك أنت والآخرين به، وحتى تلخيص ما تمت مناقشته.
يمكن لـ Zia أيضًا الاطلاع على بياناتك وتزويدك بنصائح لتحسين اجتماعاتك.
🪄 2 نقاط تحسين
📍 يمكن أن يكون الاستخدام صعبًا: نظرًا لأن Zoho One يحتوي على الكثير من الميزات والأدوات، فقد يكون الأمر مربكًا بعض الشيء للأشخاص الجدد عليه أو الذين لا يتمتعون بخبرة كبيرة في التكنولوجيا.
إذا كان من الأسهل فهمه والبدء في استخدامه، فقد يستمتع عدد أكبر من الأشخاص بكل الأشياء الرائعة التي يمكنه القيام بها. إن الطريقة الأبسط لتوضيح كيفية استخدامها للأشخاص ستكون بمثابة مساعدة كبيرة.
📍 العمل مع التطبيقات الأخرى: على الرغم من أن Zoho One يفعل الكثير، إلا أنه لا يعمل دائمًا بشكل جيد مع التطبيقات أو الأدوات الأخرى التي قد تستخدمها الشركات.
إذا كان من الأسهل ربط Zoho One بالتطبيقات الشائعة الأخرى المتوفرة، فسيكون ذلك أكثر فائدة للشركات التي تستخدم مزيجًا من الأدوات المختلفة.
إن تسهيل العمل مع التطبيقات الأخرى يمكن أن يجعل الكثير من الأشخاص أكثر سعادة.
الكاتب الإلكتروني
يعد eScribe برنامجًا من الطراز الأول مصممًا للقطاع العام للمساعدة في تسهيل إدارة الاجتماعات وتقليل الأعمال الورقية وجعل الأمور أكثر وضوحًا للجميع.
ما يجعل eScribe متميزًا حقًا هو مدى فهمه لاحتياجات المؤسسات العامة.
يحتوي على أدوات خاصة لإعداد جداول الأعمال، وكتابة محاضر الاجتماعات، وتتبع المهام، وكلها مصممة لتلبية القواعد والانفتاح اللازمين للاجتماعات العامة.
تسهل خدمة eScribe أيضًا على الأشخاص خارج المؤسسة رؤية ما يحدث في الاجتماعات، مما يساعد القطاع العام على أن يكون أكثر انفتاحًا ومسؤولية.
إن إعداده سهل الاستخدام وقدرته على مشاركة الاجتماعات مباشرة أو كتسجيلات يجعله مفضلاً للمجموعات العامة التي تتطلع إلى العمل بكفاءة أكبر والتواصل بشكل أفضل مع المجتمع.
#4 ميزات فريدة
📍 مدقق القواعد: يساعد eScribe على التأكد من أن جميع وثائق الاجتماع، مثل جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات، تتبع القوانين والقواعد اللازمة للاجتماعات العامة.
وهذا يعني تقليل القلق بشأن ارتكاب الأخطاء في الأمور القانونية.
📍 موقع للجميع: هناك جزء خاص من eScribe يتيح لأي شخص من الجمهور رؤية ما يجري في الاجتماعات. يمكنهم الاطلاع على جداول الأعمال أو قراءة المحاضر أو مشاهدة الاجتماعات مباشرة.
وهذا يساعد القطاع العام على أن يكون أكثر انفتاحا ويتيح للناس معرفة ما يحدث.
📍 تتبع المهام: بعد الاجتماع، يساعد eScribe في مراقبة المهام التي تم تحديدها.
فهو يتأكد من إنجاز الأمور ويتيح للجميع معرفة التقدم المحرز، وهو أمر رائع للبقاء منظمًا وشفافًا.
📍 صنع جدول أعمال سهل: يتمتع eScribe بميزة رائعة تتيح لك إنشاء جداول أعمال الاجتماعات بسرعة باستخدام القوالب.
وهذا يوفر الوقت ويتأكد من أن جدول أعمال كل اجتماع يبدو احترافيًا ويغطي جميع النقاط الضرورية.
🪄 2 نقاط تحسين
📍 استخدام أفضل للهاتف المحمول: يمكن لـ eScribe تحسين طريقة عمله على الهواتف والأجهزة اللوحية. في الوقت الحاضر، يستخدم الجميع أجهزتهم المحمولة في كل شيء، لذا فإن وجود تطبيق أفضل من شأنه أن يسهل على الأشخاص التعامل مع مهام الاجتماعات الخاصة بهم بغض النظر عن مكان وجودهم.
وهذا من شأنه أن يجعله أكثر ملاءمة للمستخدمين الذين يتنقلون دائمًا.
📍 العمل مع التطبيقات الأخرى: يمكن أن تتحسن خدمة eScribe أيضًا في العمل مع البرامج والأدوات الأخرى التي تستخدمها المؤسسات.
إذا كان بإمكانه الاتصال بسلاسة أكبر مع التطبيقات الأخرى التي تساعد في أشياء مثل المشاريع والتواصل وتنظيم العمل، فسيوفر ذلك الوقت ويجعل مهمة الجميع أسهل.
روابط سريعة:
- أفضل 3 بدائل للتكبير/التصغير: لا مزيد من حاجز 40 دقيقة
- أفضل 5 شركات برمجيات إدارة علاقات العملاء (CRM) التي تهيمن
زميل
Fellow هي أداة من الدرجة الأولى لإدارة الاجتماعات لأن الأمر كله يتعلق بتحسين العمل الجماعي والتأكد من أن الجميع يعرف ما يتعين عليهم القيام به.
ما يجعل Fellow متميزًا هو كيف يتيح للجميع المشاركة في التخطيط للاجتماع، وتدوين الملاحظات معًا في الوقت الفعلي، وتقديم التعليقات.
وهذا يعني أن الاجتماعات أكثر من مجرد حديث؛ إنهم يدورون حول مشاركة الجميع وتحقيق الأشياء.
بالإضافة إلى ذلك، يعمل Fellow بشكل جيد مع الأدوات التي تستخدمها معظم الفرق بالفعل، مثل التقويمات وتطبيقات المراسلة، لذلك من السهل جدًا البدء في استخدامها.
إن تصميمه البسيط، إلى جانب الطرق القوية لتحديد الأهداف وتتبع التقدم، يجعل برنامج Fellow هو البرنامج المفضل للفرق الراغبة في تحسين طريقة اجتماعهم وعملهم معًا.
📌 4 ميزات فريدة
📍 التخطيط معا: قبل الاجتماع، يمكن للجميع إضافة ما يريدون التحدث عنه إلى جدول الأعمال. يساعد هذا في التأكد من تغطية جميع الأشياء المهمة وأن الجميع يعرفون ما يمكن توقعه.
📍 تدوين الملاحظات معًا: خلال الاجتماع، يمكن للأشخاص تدوين الملاحظات في نفس المكان وفي نفس الوقت. بهذه الطريقة، يتم حفظ جميع النقاط الرئيسية والقرارات والخطوات التالية ويسهل على الجميع رؤيتها.
📍 اسناد المهمات: في الاجتماع، يمكنك أن تقرر من يجب أن يفعل ماذا ومتى. يقوم Fellow بتتبع هذه المهام، لذلك لا يوجد أي ارتباك حول من يقوم بماذا ويساعد ذلك على التأكد من إنجاز الأمور.
📍 ساعدوا بعضكم البعض على التحسن: بعد الاجتماعات، يمكن للأشخاص تقديم تعليقات لبعضهم البعض حول كيفية قيامهم بذلك. يعد هذا أمرًا رائعًا للتعلم والتحسن في العمل معًا.
🪄 2 نقاط تحسين
📍 أدوات ممتعة للاجتماعات: يمكن للزميل إضافة بعض الميزات الممتعة مثل الاستطلاعات السريعة أو مكان لطرح الأسئلة أو طريقة لطرح الأفكار التي يمكن للجميع رؤيتها والإضافة إليها أثناء الاجتماع.
وهذا من شأنه أن يجعل الاجتماعات أكثر حيوية ويشرك المزيد من الأشخاص، خاصة عند الاجتماع عبر الإنترنت حيث يكون من السهل فقدان التركيز.
📍 خيارات التخصيص: أعرب المستخدمون عن رغبتهم في المزيد من خيارات التخصيص داخل Fellow. يتضمن ذلك مزيدًا من المرونة في تنسيق ملاحظات الاجتماع، والقوالب المخصصة لأنواع مختلفة من الاجتماعات، والقدرة على تخصيص الإشعارات والتذكيرات بشكل أكثر عمقًا.
إن توسيع هذه الخيارات سيسمح للفرق بتخصيص الأداة بشكل أوثق بما يتناسب مع سير العمل والتفضيلات الخاصة بهم.
أفوما
Avoma هي أداة ذكية تعمل بالذكاء الاصطناعي وتتألق حقًا كمساعد في الاجتماعات. يبدو الأمر وكأنك تمتلك مساعدًا متميزًا يستمع إلى اجتماعاتك، ويكتب ما يقوله الجميع، بل ويختار الأجزاء المهمة بالنسبة لك.
الأمر الرائع في Avoma هو قدرته على فهم اجتماعاتك وتلخيصها، مما يوضح لك النقاط الرئيسية وما يجب القيام به بعد ذلك.
إنه يعمل بشكل جيد مع تطبيقات مكالمات الفيديو المفضلة لديك، مما يجعله سهل الاستخدام للغاية للاجتماعات عبر الإنترنت.
يعد Avoma مثاليًا للفرق التي ترغب في جعل اجتماعاتها أكثر إنتاجية والتأكد من عدم تفويت أي تفاصيل مهمة.
📌 #4 ميزات فريدة
📍 النسخ المدعوم بالذكاء الاصطناعي: يستمع أفوما إلى اجتماعاتك ويكتب كل ما يقال، لذلك لا يتعين عليك تدوين الملاحظات. هذا يعني أنه يمكنك التركيز أكثر على المناقشة وأقل على الكتابة.
📍 ملخصات سريعة: بعد الاجتماع، يقوم نظام أفوما الذكي باختيار النقاط الرئيسية والإجراءات اللازمة، مما يوفر لك ملخصًا قصيرًا.
يساعدك هذا على تذكر الأشياء المهمة دون الحاجة إلى مراجعة جميع الملاحظات مرة أخرى.
📍 تتبع المهام: يراقب أفوما أيضًا المهام المذكورة في الاجتماع، موضحًا من يحتاج إلى القيام بماذا وكيف تسير الأمور. وهذا يضمن عدم نسيان أي شيء.
📍 رؤى الاجتماع: يطلع Avoma على كيفية سير اجتماعاتك ويقدم لك نصائح حول كيفية تحسينها، مثل قضاء وقت أقل في موضوعات معينة أو إشراك الجميع بشكل أكبر.
🪄 2 نقاط تحسينات
📍 تعلم ما تريد: أفوما يمكن أن تتحسن من خلال التعلم منك. إذا كان بإمكانك إخباره عندما يرتكب أخطاء في الملاحظات أو إظهار مدى إعجابك بملخصات اجتماعك.
يمكن أن تبدأ شركة Avoma في صنعها بالطريقة التي تريدها، وتتحسن بمرور الوقت.
📍 اجعل الاجتماعات أكثر متعة: يمكن لـ Avoma إضافة ميزات تجعل الاجتماعات أكثر حيوية، مثل التصويت السريع على الأفكار أو السماح للأشخاص بالإشارة إلى الأشياء المهمة فور حدوثها.
وهذا من شأنه أن يجعل الاجتماعات أكثر إثارة للاهتمام ويساعد Avoma على التقاط هذه الأجزاء الممتعة وإبرازها في ملاحظات الاجتماع.
💡 أهم 5 نصائح لاختيار البرنامج المثالي لإدارة الاجتماعات
📍 تقييم الاحتياجات المحددة لفريقك
ابدأ بفهم التحديات والمتطلبات المحددة التي يواجهها فريقك في الاجتماعات. هل تحتاج إلى جدولة أفضل، أو تدوين دقائق آليًا، أو أدوات تعاون أكثر جاذبية؟
سيساعد تحديد احتياجاتك الأساسية في تضييق نطاق خياراتك للبرامج التي توفر الميزات المناسبة.
📍ابحث عن قدرات التكامل
اختر برنامجًا يتكامل بسلاسة مع الأدوات الأخرى التي يستخدمها فريقك يوميًا، مثل البريد الإلكتروني والتقويمات وتطبيقات إدارة المشاريع ومنصات الاتصال.
يقلل هذا التكامل من الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات، مما يؤدي إلى تبسيط سير العمل لديك.
📍 تقييم سهولة الاستخدام
تكون جودة الأداة بقدر معدل اعتمادها بين فريقك. اختر برنامجًا ذو واجهة سهلة الاستخدام يمكن لأعضاء فريقك التنقل فيها بسهولة.
فكر في البرامج التي تقدم فترة تجريبية حتى تتمكن من اختبار قابليتها للاستخدام ومدى ملاءمتها لسير عمل فريقك.
📍التحقق من قابلية التوسع
مع نمو فريقك أو مؤسستك، ستتطور احتياجات إدارة الاجتماعات لديك. حدد البرامج التي يمكنها التوسع مع نموك، واستيعاب المزيد من المستخدمين والاجتماعات والبيانات دون انخفاض كبير في الأداء أو الحاجة إلى ترقية مكلفة.
📍 ضع في اعتبارك الأمان والامتثال
من المهم بشكل خاص للفرق في الصناعات الخاضعة للتنظيم، التأكد من امتثال البرنامج للوائح حماية البيانات ذات الصلة ويوفر ميزات أمان قوية لحماية معلومات اجتماعك وأي بيانات حساسة تمت مناقشتها.
🔥 خلاصة القول
في عام 2024، جعل برنامج إدارة الاجتماعات تنظيم الاجتماعات وإدارتها أمرًا سهلاً للغاية. ويستخدم التكنولوجيا الذكية لجدولة الاجتماعات وتدوين الملاحظات وتتبع المهام تلقائيًا.
وهذا يساعد الجميع على العمل معًا بشكل أفضل، خاصة عندما لا يكونون في نفس المكان. ويتصل البرنامج بأدوات العمل الأخرى، مما يجعل كل شيء أكثر كفاءة.
إنها مفيدة بشكل خاص للفرق التي تعمل عن بعد، مما يضمن بقاء الجميع متزامنين. وبالنظر إلى المستقبل، قد تجعل التقنيات الجديدة مثل الواقع الافتراضي الاجتماعات أكثر تفاعلية.
بشكل عام، يعد هذا البرنامج بمثابة مساعدة كبيرة في جعل الاجتماعات تدور حول اتخاذ القرارات بشكل أكبر وأقل حول متاعب التخطيط لها.
