Spis treści
Czy kiedykolwiek czułeś się zagubiony w bałaganie na spotkaniach, pomieszanych notatkach i zbyt dużej liczbie e-maili?
Nie jesteś jedyny. Sekret lepszych, lepiej zorganizowanych spotkań? 🤝
Właściwe oprogramowanie. Witamy w świecie oprogramowania do zarządzania spotkaniami — jest tutaj, aby Twoje spotkania były łatwe, zorganizowane i warte każdej minuty. 👨💻
Przyjrzyjmy się najlepszym wyborom, które zamienią chaos podczas spotkań w spokój. 🔎
5 najwyżej ocenianych skutecznych programów do zarządzania spotkaniami zespołu?
Zoho jeden
Zoho One to świetne narzędzie do konfigurowania webinarów i spotkań online Zoho. Robi o wiele więcej, niż tylko pomaga w planowaniu spotkań; umożliwia prowadzenie rozmów wideo, wysyłanie wiadomości w czasie rzeczywistym i śledzenie zadań w jednym, łatwym miejscu.
To, co sprawia, że jest to najlepszy wybór, to fakt, że zapewnia wiele funkcji, nie będąc skomplikowanym. Możesz łatwo prowadzić seminaria internetowe i spotkania, dołączać do nich i śledzić je.
Poza tym naprawdę dobrze radzi sobie z obsługą gości, udostępnianiem materiałów podczas spotkań i upewnianiem się, że każdy może się przyłączyć.
Dlatego Zoho One jest ulubionym rozwiązaniem dla firm, które chcą, aby ich spotkania były lepsze i prostsze.
📌 #4 Unikalne funkcje
📍 Wszystko w jednym miejscu: Zoho One to nie tylko spotkania i seminaria internetowe; przypomina wielką skrzynkę narzędziową zawierającą ponad 40 narzędzi w środku.
Możesz zrobić o wiele więcej, niż tylko planować spotkania. Możesz także obsługiwać e-maile, zarządzać projektami i śledzić swoich klientów w jednym miejscu.
Ułatwia to wszystko, ponieważ nie musisz przełączać się między różnymi aplikacjami.
📍 Spraw, aby wszystko było automatyczne: Możesz skonfigurować Zoho One tak, aby robił za Ciebie różne rzeczy, na przykład wysyłał e-maile z podziękowaniami po spotkaniu lub przypominał innym, kiedy nadejdzie czas spotkania.
Możesz zmienić te ustawienia, aby zrobić dokładnie to, czego potrzebujesz, oszczędzając mnóstwo czasu.
📍 Ucz się ze swoich spotkań: Zoho One może dokładnie sprawdzić, jak radzą sobie Twoje spotkania i seminaria internetowe. Informuje nie tylko o tym, ile osób się pojawiło, ale także o tym, jak bardzo były zainteresowane i co myślały.
Pomoże Ci to zrozumieć, co działa najlepiej i jak ulepszyć spotkania.
📍 Zia, Twój pomocnik AI: Zoho One jest dostarczany z Zią, asystentką AI. Zia może pomóc wybrać najlepszy czas na Twoje spotkanie, przypomnieć o nim Tobie i innym, a nawet podsumować to, co zostało omówione.
Zia może również przeglądać Twoje dane i udzielać wskazówek, jak ulepszyć Twoje spotkania.
🪄 2 punkty ulepszeń
📍 Korzystanie z niego może być trudne: Ponieważ Zoho One ma tak wiele funkcji i narzędzi, może być nieco mylące dla osób, które są z nim nowe lub niezbyt obeznane z technologią.
Gdyby łatwiej było to zrozumieć i zacząć używać, więcej osób mogłoby cieszyć się wszystkimi fajnymi rzeczami, jakie oferuje. Prostszy sposób pokazania innym, jak z niego korzystać, byłby bardzo pomocny.
📍 Praca z innymi aplikacjami: Chociaż Zoho One robi wiele, nie zawsze dobrze współpracuje z innymi aplikacjami lub narzędziami, z których mogą korzystać firmy.
Gdyby połączenie Zoho One z innymi popularnymi aplikacjami było łatwiejsze, byłoby to bardziej przydatne dla firm korzystających z kombinacji różnych narzędzi.
Ułatwienie pracy z innymi aplikacjami może uszczęśliwić wiele osób.
eScribe
eScribe to najwyższej klasy oprogramowanie stworzone dla sektora publicznego, które ułatwia zarządzanie spotkaniami, ogranicza liczbę formalności i sprawia, że wszystko staje się jaśniejsze dla wszystkich.
Tym, co naprawdę wyróżnia eScribe, jest to, jak dobrze rozumie potrzeby organizacji publicznych.
Posiada specjalne narzędzia do tworzenia porządku obrad, pisania protokołów ze spotkań i śledzenia zadań, a wszystko to zaprojektowane tak, aby spełniać zasady i otwartość niezbędną podczas spotkań publicznych.
eScribe ułatwia także osobom spoza organizacji sprawdzanie, co dzieje się na spotkaniach, pomagając sektorowi publicznemu być bardziej otwartym i odpowiedzialnym.
Łatwa w użyciu konfiguracja i możliwość udostępniania spotkań na żywo lub w postaci nagrań sprawiają, że jest to ulubione rozwiązanie dla grup publicznych, które chcą wydajniej pracować i lepiej łączyć się ze społecznością.
#4 Unikalne funkcje
📍 Kontroler zasad: eScribe pomaga upewnić się, że wszystkie dokumenty ze spotkań, takie jak porządki obrad i protokoły, są zgodne z przepisami i zasadami wymaganymi w przypadku spotkań publicznych.
Oznacza to mniej obaw o popełnienie błędu w kwestiach prawnych.
📍 Strona internetowa dla każdego: Istnieje specjalna część eScribe, która pozwala każdemu z publiczności zobaczyć, co dzieje się na spotkaniach. Mogą sprawdzać porządek obrad, czytać protokoły lub oglądać spotkania na żywo.
Pomaga to sektorowi publicznemu być bardziej otwartym i pozwala ludziom wiedzieć, co się dzieje.
📍 Śledzenie zadań: Po spotkaniu eScribe pomaga kontrolować podjęte zadania.
Dba o to, aby wszystko zostało wykonane i informuje wszystkich o postępie, co doskonale pomaga zachować porządek i przejrzystość.
📍 Łatwe tworzenie planu: eScribe ma fajną funkcję, która pozwala szybko tworzyć plany spotkań przy użyciu szablonów.
Oszczędza to czas i sprawia, że każdy program spotkania wygląda profesjonalnie i obejmuje wszystkie niezbędne punkty.
🪄 2 punkty ulepszeń
📍 Lepsze korzystanie z urządzeń mobilnych: eScribe może ulepszyć działanie na telefonach i tabletach. W dzisiejszych czasach wszyscy używają urządzeń mobilnych do wszystkiego, więc posiadanie lepszej aplikacji znacznie ułatwiłoby ludziom wykonywanie zadań związanych ze spotkaniami, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
Zwiększy to wygodę użytkowników, którzy są w ciągłym ruchu.
📍 Praca z innymi aplikacjami: eScribe mógłby również lepiej współpracować z innym oprogramowaniem i narzędziami używanymi przez organizacje.
Gdyby można było płynniej łączyć się z innymi aplikacjami, które pomagają w projektach, komunikacji i organizacji pracy, zaoszczędziłoby to czas i ułatwiłoby wszystkim pracę.
Szybkie linki:
- 3 najlepsze alternatywy Zoom: koniec z 40-minutową barierą
- 5 najlepszych firm zajmujących się oprogramowaniem CRM, które dominują
Facet
Fellow to najwyższej klasy narzędzie do zarządzania spotkaniami, ponieważ jego celem jest usprawnienie pracy zespołowej i upewnienie się, że wszyscy wiedzą, co mają robić.
To, co wyróżnia Fellow, to sposób, w jaki pozwala każdemu zaangażować się w planowanie spotkania, wspólne robienie notatek w czasie rzeczywistym i przekazywanie informacji zwrotnych.
Oznacza to, że spotkania to coś więcej niż tylko rozmowy; chodzi o to, żeby wszyscy włączali się i sprawiali, że coś się działo.
Ponadto Fellow dobrze współpracuje z narzędziami, z których korzysta już większość zespołów, takimi jak kalendarze i aplikacje do przesyłania wiadomości, więc rozpoczęcie korzystania z niego jest niezwykle łatwe.
Jego prosta konstrukcja w połączeniu z zaawansowanymi sposobami wyznaczania celów i śledzenia postępów sprawia, że Fellow jest idealnym oprogramowaniem dla zespołów, które chcą ulepszyć sposób spotykania się i współpracy.
📌 4 unikalne funkcje
📍 Planuj razem: Przed spotkaniem każdy może dodać do porządku obrad to, o czym chce porozmawiać. Dzięki temu wszystkie ważne kwestie zostaną omówione i każdy będzie wiedział, czego się spodziewać.
📍 Róbcie razem notatki: Podczas spotkania ludzie mogą robić notatki w tym samym miejscu i czasie. W ten sposób wszystkie główne punkty, decyzje i kolejne kroki zostaną zapisane i łatwo widoczne dla każdego.
📍 Przydziel zadania: Podczas spotkania możesz zdecydować, kto, co i kiedy musi zrobić. Fellow śledzi te zadania, więc nie ma wątpliwości, kto co robi, i pomaga mieć pewność, że wszystko zostanie wykonane.
📍 Pomagajcie sobie nawzajem, aby było lepiej: Po spotkaniach ludzie mogą przekazywać sobie nawzajem informacje zwrotne na temat tego, jak sobie poradzili. To świetna okazja do nauki i doskonalenia współpracy.
🪄 2 punkty ulepszeń
📍 Zabawne narzędzia do spotkań: Kolega mógłby dodać kilka ciekawych funkcji, takich jak szybkie ankiety, miejsce do zadawania pytań lub sposób na zgłaszanie pomysłów, aby każdy mógł je zobaczyć i dodać do nich podczas spotkania.
Dzięki temu spotkania stały się bardziej ożywione i zaangażowały w nie więcej osób, zwłaszcza podczas spotkań online, gdzie łatwo jest stracić koncentrację.
📍 Opcje dostosowywania: Użytkownicy wyrazili chęć posiadania większej liczby opcji dostosowywania w Fellow. Obejmuje to większą elastyczność w formatowaniu notatek ze spotkań, niestandardowe szablony dla różnych typów spotkań oraz możliwość głębszego dostosowywania powiadomień i przypomnień.
Rozszerzenie tych opcji umożliwiłoby zespołom lepsze dostosowanie narzędzia do ich konkretnych przepływów pracy i preferencji.
Awoma
Avoma to inteligentne narzędzie AI, które naprawdę sprawdza się jako pomocnik w spotkaniach. To jak mieć superasystenta, który słucha Twoich spotkań, zapisuje, co wszyscy mówią, a nawet wybiera dla Ciebie ważne fragmenty.
Fajne w Avomie jest to, jak potrafi zrozumieć i podsumować Twoje spotkania, pokazując główne punkty i to, co należy zrobić dalej.
Dobrze współpracuje z Twoimi ulubionymi aplikacjami do rozmów wideo, dzięki czemu jest niezwykle przydatny podczas spotkań online.
Avoma jest idealna dla zespołów, które chcą, aby ich spotkania były bardziej produktywne i nie przegapiły żadnych ważnych szczegółów.
📌 #4 Unikalne funkcje
📍 Transkrypcja oparta na sztucznej inteligencji: Avoma słucha Twoich spotkań i zapisuje wszystko, co mówisz, więc nie musisz robić notatek. Oznacza to, że możesz bardziej skupić się na dyskusji, a mniej na pisaniu.
📍 Szybkie podsumowania: Po spotkaniu inteligentny system Avoma wybiera główne punkty i potrzebne działania, przedstawiając krótkie podsumowanie.
Pomaga to zapamiętać ważne rzeczy bez konieczności ponownego przeglądania wszystkich notatek.
📍 Śledzenie zadań: Avoma monitoruje także zadania wymienione na spotkaniu, pokazując, kto i co ma zrobić i jak przebiega. Dzięki temu nic nie zostanie zapomniane.
📍 Spostrzeżenia: Avoma sprawdza, jak przebiegają Twoje spotkania i udziela wskazówek, jak je ulepszyć, na przykład poświęcając mniej czasu na określone tematy lub bardziej angażując wszystkich.
🪄 2 punkty ulepszeń
📍 Ucz się tego, co lubisz: Avoma może stać się lepsza, ucząc się od Ciebie. Gdybyś mógł mu powiedzieć, kiedy popełnia błędy w notatkach, lub pokazać, jak lubisz podsumowania spotkań.
Avoma może zacząć je robić tak, jak chcesz, z czasem coraz lepiej.
📍 Spraw, aby spotkania były przyjemniejsze: Avoma może dodać funkcje, które ożywią spotkania, takie jak szybkie głosowanie nad pomysłami lub umożliwienie ludziom wskazywania ważnych rzeczy na bieżąco.
Dzięki temu spotkania będą bardziej interesujące i pomogą firmie Avoma wychwycić i wyróżnić zabawne fragmenty w notatkach ze spotkań.
💡 5 najważniejszych wskazówek dotyczących wyboru idealnego oprogramowania do zarządzania spotkaniami
📍 Oceń specyficzne potrzeby swojego zespołu
Zacznij od zrozumienia konkretnych wyzwań i wymagań, przed którymi staje Twój zespół podczas spotkań. Czy potrzebujesz lepszego planowania, automatycznego rejestrowania minut lub bardziej angażujących narzędzi do współpracy?
Identyfikacja głównych potrzeb pomoże zawęzić wybór do oprogramowania oferującego odpowiednie funkcje.
📍 Poszukaj możliwości integracji
Wybierz oprogramowanie, które płynnie integruje się z innymi narzędziami, z których na co dzień korzysta Twój zespół, takimi jak poczta e-mail, kalendarze, aplikacje do zarządzania projektami i platformy komunikacyjne.
Ta integracja minimalizuje potrzebę przełączania się między aplikacjami, usprawniając przepływ pracy.
📍 Oceń łatwość obsługi
Narzędzie jest tak dobre, jak stopień jego przyjęcia w Twoim zespole. Wybierz oprogramowanie z przyjaznym dla użytkownika interfejsem, po którym członkowie Twojego zespołu będą mogli łatwo się poruszać.
Rozważ oprogramowanie oferujące okres próbny, dzięki czemu możesz przetestować jego użyteczność i dopasowanie do przepływu pracy Twojego zespołu.
📍 Sprawdź skalowalność
W miarę rozwoju zespołu lub organizacji Twoje potrzeby w zakresie zarządzania spotkaniami będą ewoluować. Wybierz oprogramowanie, które można skalować wraz z Twoim rozwojem, obsługując większą liczbę użytkowników, spotkań i danych bez znaczącego spadku wydajności lub konieczności kosztownej aktualizacji.
📍 Weź pod uwagę bezpieczeństwo i zgodność
Szczególnie ważne dla zespołów w branżach regulowanych, aby mieć pewność, że oprogramowanie jest zgodne z odpowiednimi przepisami o ochronie danych i oferuje solidne funkcje bezpieczeństwa w celu ochrony informacji o spotkaniach i wszelkich omawianych wrażliwych danych.
🔥 Konkluzja
W roku 2024 oprogramowanie do zarządzania spotkaniami znacznie ułatwiło organizowanie i prowadzenie spotkań. Wykorzystuje inteligentną technologię do automatycznego planowania spotkań, robienia notatek i śledzenia zadań.
Pomaga to wszystkim lepiej współpracować, zwłaszcza gdy nie są w tym samym miejscu. Oprogramowanie łączy się z innymi narzędziami pracy, dzięki czemu wszystko jest bardziej wydajne.
Jest to szczególnie przydatne w przypadku zespołów pracujących zdalnie, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco. Patrząc w przyszłość, nowe technologie, takie jak rzeczywistość wirtualna, mogą sprawić, że spotkania będą jeszcze bardziej interaktywne.
Ogólnie rzecz biorąc, to oprogramowanie bardzo pomaga w sprawianiu, że spotkania bardziej skupiają się na podejmowaniu decyzji, a mniej na kłopotach z ich planowaniem.
