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Ti sei mai sentito perso in riunioni disordinate, appunti confusi e troppe e-mail?
Non sei il solo. Il segreto per riunioni migliori e più organizzate? 🤝
Il software giusto. Benvenuto nel mondo del software di gestione delle riunioni: è qui per rendere le tue riunioni facili, organizzate e valorizzanti ogni minuto. 👨💻
Esploriamo le migliori scelte che trasformeranno il caos della tua riunione in calma. 🔎
5 software efficaci per la gestione delle riunioni di gruppo più apprezzati?
Zoho Uno
Zoho One è un ottimo strumento per organizzare webinar e riunioni online da Zoho. Fa molto di più che aiutarti semplicemente a pianificare le riunioni; ti consente di chattare video, inviare messaggi in tempo reale e tenere traccia delle attività, tutto in un unico posto semplice.
Ciò che lo rende la scelta migliore è il fatto che ti offre molte funzionalità senza essere complicato. Puoi facilmente eseguire, partecipare e seguire i tuoi webinar e riunioni.
Inoltre, è davvero efficace nel gestire i tuoi ospiti, condividere contenuti durante le riunioni e assicurarsi che tutti possano partecipare.
Ecco perché Zoho One è il preferito dalle aziende che desiderano rendere le proprie riunioni migliori e più semplici.
📌 #4 Caratteristiche uniche
📍 Tutto in un unico posto: Zoho One non è solo per riunioni o webinar; è come una grande cassetta degli attrezzi con oltre 40 strumenti all'interno.
Puoi fare molto di più che limitarti a pianificare le riunioni. Puoi anche gestire e-mail, gestire progetti e tenere traccia dei tuoi clienti, tutto in un unico posto.
Questo rende tutto più semplice perché non è necessario passare da un'app all'altra.
📍 Rendi le cose automatiche: puoi configurare Zoho One in modo che esegua alcune operazioni per te, ad esempio inviare e-mail di ringraziamento dopo una riunione o ricordare alle persone quando è il momento di incontrarsi.
Puoi modificare queste impostazioni per fare esattamente ciò di cui hai bisogno, risparmiando molto tempo.
📍 Impara dalle tue riunioni: Zoho One può osservare da vicino l'andamento delle riunioni e dei webinar. Ti dice non solo quante persone si sono presentate, ma anche quanto erano interessate e cosa pensavano.
Questo ti aiuta a capire cosa funziona meglio e come rendere le tue riunioni ancora migliori.
📍 Zia, il tuo aiutante AI: Zoho One viene fornito con Zia, un'assistente AI. Zia può aiutarti a scegliere il momento migliore per la tua riunione, ricordarlo a te e agli altri e persino riassumere ciò che è stato discusso.
Zia può anche consultare i tuoi dati e darti consigli per migliorare le tue riunioni.
🪄 2 Punti di Miglioramento
📍 Può essere difficile da usare: Poiché Zoho One ha così tante funzionalità e strumenti, può creare un po' di confusione per le persone che sono nuove o non molto esperte di tecnologia.
Se fosse più facile da capire e iniziare a utilizzare, più persone potrebbero apprezzare tutte le cose interessanti che può fare. Un modo più semplice per mostrare alle persone come usarlo sarebbe di grande aiuto.
📍 Lavorare con altre app: Anche se Zoho One fa molto, non sempre funziona bene con altre app o strumenti che le aziende potrebbero utilizzare.
Se fosse più semplice connettere Zoho One con altre app popolari disponibili, sarebbe più utile per le aziende che utilizzano un mix di strumenti diversi.
Semplificare il lavoro con altre app potrebbe rendere molte persone più felici.
eScribe
eScribe è un software di prim'ordine realizzato per il settore pubblico per contribuire a semplificare la gestione delle riunioni, ridurre le pratiche burocratiche e rendere le cose più chiare per tutti.
Ciò che distingue davvero eScribe è la capacità di comprendere ciò di cui hanno bisogno le organizzazioni pubbliche.
Dispone di strumenti speciali per creare ordini del giorno, scrivere verbali di riunione e tenere traccia dei compiti, tutti progettati per soddisfare le regole e l'apertura necessarie per le riunioni pubbliche.
eScribe consente inoltre alle persone esterne all'organizzazione di vedere cosa succede durante le riunioni, aiutando il settore pubblico a essere più aperto e responsabile.
La sua configurazione facile da usare e la capacità di condividere riunioni dal vivo o come registrazioni lo rendono uno dei preferiti per i gruppi pubblici che desiderano lavorare in modo più efficiente e connettersi meglio con la comunità.
# 4 Caratteristiche uniche
📍 Controllo delle regole: eScribe aiuta a garantire che tutti i documenti delle riunioni, come gli ordini del giorno e i verbali, rispettino le leggi e le regole necessarie per le riunioni pubbliche.
Ciò significa meno preoccupazioni di commettere errori in questioni legali.
📍 Sito web per tutti: C'è una parte speciale di eScribe che consente a chiunque del pubblico di vedere cosa succede durante le riunioni. Possono consultare gli ordini del giorno, leggere i verbali o guardare le riunioni in diretta.
Ciò aiuta il settore pubblico a essere più aperto e fa sapere alla gente cosa sta succedendo.
📍 Tenere traccia delle attività: Dopo una riunione, eScribe aiuta a tenere d'occhio i compiti decisi.
Si assicura che le cose vengano fatte e fa conoscere a tutti i progressi, il che è ottimo per rimanere organizzati e trasparenti.
📍 Creazione semplice dell'agenda: eScribe ha una funzionalità interessante che ti consente di creare rapidamente ordini del giorno delle riunioni utilizzando i modelli.
Ciò fa risparmiare tempo e garantisce che ogni ordine del giorno della riunione abbia un aspetto professionale e copra tutti i punti necessari.
🪄 2 Punti di Miglioramento
📍 Migliore utilizzo mobile: eScribe potrebbe migliorare il funzionamento su telefoni e tablet. Al giorno d'oggi, tutti utilizzano i propri dispositivi mobili per tutto, quindi avere un'app migliore renderebbe molto più semplice per le persone gestire le attività delle riunioni, indipendentemente da dove si trovino.
Ciò lo renderebbe più conveniente per gli utenti che sono sempre in movimento.
📍 Lavorare con altre app: eScribe potrebbe anche migliorare la sua compatibilità con altri software e strumenti utilizzati dalle organizzazioni.
Se potesse connettersi più agevolmente con altre app che aiutano con cose come progetti, comunicazione e organizzazione del lavoro, risparmierebbe tempo e renderebbe più semplice il lavoro di tutti.
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Compagno
Fellow è uno strumento di prim'ordine per la gestione delle riunioni perché si tratta di migliorare il lavoro di squadra e assicurarsi che tutti sappiano cosa devono fare.
Ciò che distingue Fellow è il modo in cui consente a tutti di essere coinvolti nella pianificazione della riunione, nel prendere appunti insieme in tempo reale e nel fornire feedback.
Ciò significa che le riunioni sono molto più che semplici chiacchiere; riguardano tutti coloro che contribuiscono e fanno accadere le cose.
Inoltre, Fellow funziona bene con gli strumenti già utilizzati dalla maggior parte dei team, come calendari e app di messaggistica, quindi è semplicissimo iniziare a utilizzare.
Il suo design semplice, combinato con potenti modalità per fissare obiettivi e tenere traccia dei progressi, rende Fellow il software di riferimento per i team che desiderano migliorare il modo in cui si incontrano e lavorano insieme.
📌 4 caratteristiche uniche
📍 Pianifica insieme: Prima di una riunione, ognuno può aggiungere all'ordine del giorno ciò di cui vuole parlare. Questo aiuta a garantire che tutte le cose importanti siano coperte e che tutti sappiano cosa aspettarsi.
📍 Prendi appunti insieme: Durante la riunione, le persone possono prendere appunti nello stesso posto e contemporaneamente. In questo modo, tutti i punti principali, le decisioni e i passaggi successivi vengono salvati e facili da vedere per tutti.
📍 Assegna attività: Durante la riunione puoi decidere chi deve fare cosa ed entro quando. Il collega tiene traccia di queste attività, quindi non c'è confusione su chi sta facendo cosa e aiuta a garantire che le cose vengano eseguite.
📍 Aiutatevi a vicenda a migliorare: Dopo le riunioni, le persone possono scambiarsi feedback sui risultati ottenuti. Questo è ottimo per imparare e migliorare nel lavorare insieme.
🪄 2 Punti di Miglioramento
📍 Strumenti divertenti per le riunioni: I partecipanti potrebbero aggiungere alcune funzionalità divertenti come sondaggi rapidi, uno spazio per porre domande o un modo per esprimere idee che tutti possono vedere e aggiungere durante la riunione.
Ciò renderebbe le riunioni più vivaci e coinvolgerebbe più persone, soprattutto durante le riunioni online dove è facile perdere la concentrazione.
📍 Opzioni di personalizzazione: Gli utenti hanno espresso il desiderio di maggiori opzioni di personalizzazione all'interno di Fellow. Ciò include una maggiore flessibilità nella formattazione delle note delle riunioni, modelli personalizzati per diversi tipi di riunioni e la possibilità di personalizzare più profondamente notifiche e promemoria.
L’espansione di queste opzioni consentirebbe ai team di adattare lo strumento più da vicino ai loro flussi di lavoro e preferenze specifici.
Avoma
Avoma è uno strumento di intelligenza artificiale intelligente che brilla davvero come assistente per le riunioni. È come avere un super assistente che ascolta le tue riunioni, scrive ciò che dicono tutti e sceglie anche le parti importanti per te.
La cosa bella di Avoma è come può comprendere e riassumere le tue riunioni, mostrandoti i punti principali e cosa bisogna fare dopo.
Funziona bene con le tue app di videochiamata preferite, rendendolo estremamente pratico per le riunioni online.
Avoma è perfetto per i team che desiderano rendere le proprie riunioni più produttive e assicurarsi di non perdere nessun dettaglio importante.
📌 #4 Caratteristiche uniche
📍 Trascrizione basata sull'intelligenza artificiale: Avoma ascolta i tuoi incontri e annota tutto ciò che viene detto, così non devi prendere appunti. Ciò significa che puoi concentrarti maggiormente sulla discussione e meno sulla scrittura.
📍 Riepiloghi rapidi: Dopo l'incontro, il sistema intelligente di Avoma individua i punti principali e le azioni necessarie, fornendoti un breve riepilogo.
Questo ti aiuta a ricordare le cose importanti senza dover ripassare tutte le note.
📍 Tenere traccia delle attività: Avoma tiene d'occhio anche i compiti menzionati nella riunione, mostrando chi deve fare cosa e come sta andando. Ciò garantisce che nulla venga dimenticato.
📍 Approfondimenti sulla riunione: Avoma analizza come stanno andando le tue riunioni e ti fornisce suggerimenti su come migliorarle, ad esempio dedicare meno tempo a determinati argomenti o coinvolgere maggiormente tutti.
🪄 2 Punti Miglioramenti
📍 Scopri cosa ti piace: Avoma potrebbe migliorare imparando da te. Se potessi dirgli quando commette errori nelle note o mostrargli come ti piacciono i riepiloghi delle riunioni.
Avoma potrebbe iniziare a realizzarli proprio come desideri, migliorando nel tempo.
📍 Rendi le riunioni più divertenti: Avoma potrebbe aggiungere funzionalità che rendono le riunioni più vivaci, come votazioni rapide sulle idee o consentire alle persone di evidenziare aspetti importanti in tempo reale.
Ciò renderebbe le riunioni più interessanti e aiuterebbe Avoma a raccogliere ed evidenziare queste parti divertenti nelle note della riunione.
💡 I 5 migliori consigli per selezionare il software di gestione delle riunioni ideale
📍 Valuta le esigenze specifiche del tuo team
Inizia comprendendo le sfide e i requisiti specifici che il tuo team deve affrontare durante le riunioni. Hai bisogno di una migliore pianificazione, di una verbalizzazione automatizzata o di strumenti di collaborazione più coinvolgenti?
Identificare le tue esigenze primarie ti aiuterà a restringere le tue opzioni al software che offre le giuste funzionalità.
📍 Cerca funzionalità di integrazione
Scegli un software che si integri perfettamente con gli altri strumenti che il tuo team utilizza quotidianamente, come e-mail, calendari, app di gestione dei progetti e piattaforme di comunicazione.
Questa integrazione riduce al minimo la necessità di passare da un'app all'altra, semplificando il flusso di lavoro.
📍 Valuta la facilità d'uso
Uno strumento è valido tanto quanto il suo tasso di adozione nel tuo team. Scegli un software con un'interfaccia intuitiva che i membri del tuo team possano navigare facilmente.
Considera il software che offre un periodo di prova in modo da poter testare la sua usabilità e quanto si adatta al flusso di lavoro del tuo team.
📍 Verifica la scalabilità
Man mano che il tuo team o la tua organizzazione crescono, le tue esigenze di gestione delle riunioni evolveranno. Seleziona un software in grado di adattarsi alla tua crescita, accogliendo più utenti, riunioni e dati senza un calo significativo delle prestazioni o senza richiedere un aggiornamento costoso.
📍 Considera la sicurezza e la conformità
Particolarmente importante per i team di settori regolamentati, per garantire che il software sia conforme alle normative pertinenti sulla protezione dei dati e offra solide funzionalità di sicurezza per proteggere le informazioni sulla riunione e tutti i dati sensibili discussi.
🔥 Conclusione
Nel 2024, il software di gestione delle riunioni ha reso l'organizzazione e la gestione delle riunioni estremamente semplice. Utilizza la tecnologia intelligente per pianificare riunioni, prendere appunti e tenere traccia delle attività automaticamente.
Ciò aiuta tutti a lavorare meglio insieme, soprattutto quando non si trovano nello stesso posto. Il software si connette con gli altri strumenti di lavoro, rendendo tutto più efficiente.
È particolarmente utile per i team che lavorano in remoto, assicurandosi che tutti rimangano sincronizzati. Guardando al futuro, le nuove tecnologie come la realtà virtuale potrebbero rendere le riunioni ancora più interattive.
Nel complesso, questo software è di grande aiuto nel rendere le riunioni più incentrate sul prendere decisioni e meno sul fastidio di pianificarle.
